Yayınevleri için Süreç Yönetimi

İşlerinin hızlı büyümesi sonucunda, işleyişlerindeki değişiklikler yapması kaçınılmaz hale gelen Türkiye’nin eski ve büyük bir yayınevi için iş süreçleri yönetim yazılımı Kissflow üzerinde çözüm ürettik. Süreçlerin iyileştirilmesi ve Kissflow ile yönetilmesi öncesindeki ihtiyaçlar ve bu ihtiyaçlara çözüm getiren uygulamaları aşağıda bulabilirsiniz.

Yayın Kulunun Karar Alma Sürecindeki İyileştirmeler

Gelen yüzlerce dosyanın makul sürelerde değerlendirilmesi ve bu değerlendirme sonucunda doğru karar verilmesi, Yayınevi’nin başarılı olabilmesi için en önemli noktalardan birisi.

Yaşanan Sıkıntılar:

  • Dosyaların değerlendirme sürelerinin çok uzaması
  • Bazı dosyalara hiç sıra gelmemesi
  • Dosya hakkındaki yorumların tam ve bir arada olmaması

Üretilen Çözüm:

  • Dosya değerlendirilmeden önce dosya hakkında standart bir bilgi formunun yazar tarafından doldurulması ve sadece bu formla ön değerlendirmenin 45 gün içinde yapılması
  • Ön değerlendirme olumluysa dosyanın Yayınevi çalışanı olmayan anlaşmalı lektörlerden birisine gönderilmesi ve bir ay içinde sonucun dosya değerlendirme formuna lektör tarafından işlenmesi
  • Yayınevi içindeki editörlerden birisinin bu dosyayı ve lektör raporunu değerlendirerek kendi yorumlarını eklemesi
  • Bu yorumlara göre baş editörün yorumu, yayın kurulunun kararı ve yönetimin onayının belirli sürelerde tamamlanması.

Kitap Yayımlama Sürecindeki İyileştirmeler

Bir diğer önemli ihtiyaç da yayımlanmasına karar verilen kitapların planlanan süreler içinde yayımlanması gerektiğiydi.

Yaşanan Sıkıntılar:

  • Kitap yayımlama işinin birçok aşamadan oluşması
  • Her aşamada farklı kişilerin görev alması 
  • İş kişiler arasında dolaşırken önceliklerin karışması

Üretilen çözüm:

  • Her kitap için editörlük, son okuma, kapak tasarımı, arka kapak yazısı, yabancı eserler için çeviri ve çeviri kontrolü gibi aşamaların tümünden sorumlu kişinin planlama aşamasında belirlenmesi, bu kişinin sadece kendi işini değil, bu kitapla ilgili kimin ne kadar sürede ne yapacağını da ilgililerle birlikte planlaması
  • Her aşama için ayrılacak sürenin planlama aşamasında belirlenmesi
  • Tüm aşamaların belirlenen sürelerde tamamlandığından emin olunması

Sonuç

Yukarıda kısaca özetlenen iki sürece ek olarak birçok farklı süreç ve bu süreçlerin tüm detayları için 30’un üzerinde form hazırlandı. Kissflow’un sağladığı kolaylıklarla, bu işlerin tümü bir aydan kısa bir sürede yapıldı. Kullanıcılar programa çok hızlı uyum sağladılar. İş süreçleri yönetim yazılımları arasında dünya lideri olan Kissflow, pratik kullanımıyla bir ay içinde planlanan tüm çözümlerin hayata geçirilmesini sağladı.