Yalın Yönetim Yaklaşımını BPM Yazılımı ile Birleştiren İşletmeler Daha Başarılı

Yalın Yönetim Yaklaşımı, 80’lerde Japon otomobil devi Toyota’nın üretim sistemindeki kalite ve verimlilik anlayışı olarak ilk defa uygulanmaya başlanan bir yaklaşımdır. Diğer araba markalarına göre daha az arızalanan, uzun yıllar boyu garanti altında olan ve daha uzun ömürlü arabalarının üretim sürecinde Yalın Yönetim Yaklaşımı kullanan Japon otomotiv sektörünün oldukça başarılı olduğu çok açık. Hatta o kadar başarılı oldu ve rekabette  o kadar öne geçti ki 90’lı yıllarda Yalın Yönetim Yaklaşımı proje yönetimi metodu olarak dünyadaki diğer sektörler tarafından da uygulanmaya başlandı. 

Günümüzde birçok başarılı işletme, iş süreçlerini analiz etmek ve geliştirmek için Yalın Yönetim Yaklaşımını ve İş Süreç Yönetimi (BPM) yazılımlarını birlikte uyguluyor. Bu uygulamada, BPM yazılımları, sorunların daha görünür olmasına ve iyileştirmelere öncülük ederken Yalın Yönetim Yaklaşımı, bu iyileştirmelerin nasıl uygulanacağını tanımlamak için kullanılıyor. BPM, iş süreçlerini iyileştirmek için çerçeve sunuyor. Yalın Yönetim Yaklaşımı ise ilkeleriyle verimli iş süreçleri oluşturmak için teknik ve taktikler sağlıyor. Yalın Yönetim Yaklaşımını ve BPM’i bir araya getirmek, işletmelerin her iki yaklaşımdan da en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı oluyor. Böylece genel iş stratejisi ile operasyonlar arasındaki boşluk doldurulmuş oluyor. Peki, nedir bu BPM ve Yalın Yönetim Yaklaşımı?

“Bir araya gelmek, bir başlangıçtır. Bir arada bulunmak, bir gelişmedir. Beraber çalışabilmek ise başarıdır.” Henry Ford

BPM, daha etkili ve verimli organizasyonel hedefleri gerçekleştirmek için pazar taleplerini karşılayacak şekilde adapte olabilen iş akışı oluşturmak için bütün bir iş sürecine bütüncül bir şekilde bakan yaklaşımdır. BPM, daha iyi bir süreç yönetimi için dört adımlı bir yöntem kullanır:

  • Mevcut süreçleri belgelemek ve her adımın kayıtlarını baştan sona tutmak
  • Performans ölçümlerini belirlemek ve sonuçları sürekli süreç iyileştirme için kullanmak
  • İstenen sonuç için süreçte kalite ve verimliliği artırmak
  • Süreçleri bilgi akışı yoluyla yönetmek

BPM, işletme çalışanlarının manuel olarak yaptığı birçok günlük işlemi kolaylaştıran ve bu işlemlerin otomatikleştirilmesine yardımcı olan bir yaklaşıma sahiptir. BPM, bir işletmedeki süreçleri etkileyen birden fazla departmanı, tek bir kaynaktan yönetmek için birleştirir. BPM yazılımı ayrıca insan hatasını, iletişimsizliği azaltmaya yardımcı olur. 

BPM yazılımı, operasyonel iş süreçlerini analiz ederek, tasarlayarak, uygulayarak, kontrol ederek ve değiştirerek işletmelerin kurumsal performanslarını iyileştirmelerine destek olurken rekabet avantajı elde etmelerini sağlar. 

Yalın Yönetim Yaklaşımı, proje yönetimindeki gereksiz adımların belirlenmesi ve süreçten çıkarılarak sonuçlarının değerlendirilmesiyle bir sonraki adımın ne olacağına karar verilmesini içeriyor. Yalın Yönetim Yaklaşımı, kurumsal değeri artırmayı ve müşterilerin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamayı hedeflerken aynı zamanda daha az enerji, zaman, ekipman ile daha fazlasını yapmanın bir yolunu arar. Bunu yaparken de yönetim sürecinde bir israf olup olmadığına odaklanır. Bu israf, 

  • müşteri talebini veya teknik özelliklerini karşılamayan mal veya hizmetlerin üretimi,
  • çalışanların becerilerinin yetersiz ya da yanlış kullanımı, 
  • çalışanların yeterli yeteneğe sahip olmaması 
  • çalışanların önerilerde bulunmalarına ve katılımcı yönetiminin bir parçası olmalarına izin vermeyerek kullanılmamaları
  • işe uygun yazılıma sahip olunmaması olabilir.

Bu tip israfları azaltmak için israfın ne olduğunu belirlemeyi öğrenmek gerekir çünkü bir sorun olmadığı düşünülürse çözülecek bir şey olmadığı varsayılarak kalitenin artırılması söz konusu olmaz. Bahsedilen şekilde bir israf belirlendikten sonra ufak değişikliklerle bu israflar önlenmeye, israfa neden olan süreçler iyileştirilmeye başlanabilir. Bir anda her şeyi düzeltmek imkânsızdır bu yüzden aşama aşama küçük iyileştirmeler yapılması ve bu iyileştirmelerin sonuçlarına bakarak yeni adımlar atılması gerekir. Başarıyla uygulanan iyileştirmeler standartlaştırmaya yönelik bir araç olarak zamanla şirket içi kültüre dönüşür.

Yalın yönetim ilkeleri süreç odaklı olup süreçleri geliştirmeye yöneliktir. Süreç akışında uygulanabilir ve sürdürülebilir iyileştirmeler yapmak, bu ilkeleri uygulamaya çalışırken temel amaçtır. 

  • Değerinizi Belirleyin

Yalın yönetimin ilk ilkesi değerdir. Değer üretici tarafından yaratılsa da ancak müşteri tarafından takdir edilebilir. Değer, müşterinin sahip olmak istediğini yaratan şeydir. Değer, bir ihtiyaca hizmet ederek, bir işi en iyi şekilde yaparak müşteri memnuniyetini artırmayı hedeflemelerinde işletmelere yol gösterir. Çoğu şirket yarattığı değeri doğru tanımlayamıyor. Bazı işletmeler, rekabet taktikleri ve kâr elde etme yöntemleri ile, bazıları sundukları teknoloji altyapısı ile, bir kısmı da sundukları deneyim ile ilgili değer tanımlıyor olabilirler. Yalın Yönetim Yaklaşımında yaratılan değerin nasıl tanımlandığı önemlidir. Bu yüzden işletmeler, müşteri için değer yaratan faktörleri daha iyi anlamak için ürettikleri ürünü ya da hizmeti, müşterinin bakış açısından sürekli olarak değerlendirmek zorundadırlar.

  • Değer Akışını Tanımlayın

Değer akışı, şirketin yarattığı değerlerin ortaya çıkmasına katkıda bulunan tüm süreçlerdir. Süreç akışından kaynaklanan sorunlar tespit edilip azaltılarak, daha iyi müşteri memnuniyeti sağlanabilir. Değer akışı incelendiğinde, değer yaratmayan aktivitelerin yani israfların belirlenebilmesi gerekir çünkü bunlar zaman, kaynak ve enerjiyi boşa tüketir. Değer akışındaki israf noktalarının belirlenerek iyileştirmeler yapılması, şirketin israftan kaynaklanan ek maliyetlerini azaltır. 

  • Sürekli Akış Oluşturun

İsraf noktaları çıkarıldıktan sonra, değer üreten süreçlerin akışını kusursuzca sağlamak gerekir. Süreç akışı gecikmelerin giderilmesini, iş yükünün yeniden dağıtılmasını ve üretim adımlarının yeniden yapılandırılmasını içerir. Kesintisiz bir akışın sağlanması için çalışma süreçlerinin düzenlenmesi ve sürekli iyileştirilmeye yönelik uygulamaların yapılması, insan kaynağının devamlı geliştirilmesi gerekir. Değer yaratan süreçlerin sürekli iyileştirilmelerinin nasıl ve ne zaman uygulanacağının planlanmasını sistematik bir yaklaşıma dönüştürmek önemlidir. Süreçlerin kesintisiz bir akış şeklinde devamlılığının sağlanması her türlü israfın sürekli olarak önlenmeye çalışılmasını ifade eder. 

  • Çekme Sistemlerini Kullanın 

Fazla stokları azaltmayı amaçlamaktadır. Bunun için şirketler, müşterinin şirketin sunduğu değere ihtiyaç duyduğunda bu değeri pazardan ne zaman çekeceğini daha iyi anlamaya çalışmalıdırlar. Bunun için de stokların sürekli güncel tutulması gerekir. 

  • İş Yükünü Eşit Dağıtın

Dengeli iş yükünün sağlanması, hem iş yoğunluğunun zamana eşit yayılması hem de işi yapan çalışanlara görevlerin eşit şekilde dağılmasını amaçlar. İhtiyaç olmadığı halde stok miktarı ve müşteri talebi göz önünde bulundurulmadan üretime devam edilmesi hem üretim araçlarına hem de insan kaynağına aşırı yük binmesine neden olur. Bu da değer yaratmadan kaynakların harcanması anlamına gelir. İş yükünü eşit dağıtamama sorunu, müşteri taleplerindeki dalgalanmaları karşılayamamaya yol açar. 

Yalın yönetim anlayışı, mükemmellik arayışının merkezinde sürekli iyileştirmeler yapma çabalarını ifade eder. Yalın yönetimin bu ilkelerini uygulama süreci doğası gereği mekanik olmamalı, bunun yerine sürekli analiz, inovasyon ve uyarlanabilirlik ruhu ile yürütülmelidir.

Yalın Yönetim ve BPM’i Bir Araya Getirerek Yapabilecekleriniz

  • İşgücü Katılımını Artırabilirsiniz

Çoğu şirkette verimliliği artırmak için katkıda bulunmayan birçok çalışan var. Bunun en büyük nedenlerinden biri şirketin tüm süreçlerinden haberdar olmayışları. Ancak bu sorun yalın yönetim yaklaşımı ve BPM yazılımı kullanımı ile çözülebilir. Yalın yönetimin bütünsel yaklaşımı ve sürekli iyileştirme hedefleri, şirketim tüm departmanlarındaki işleyişini tek tek ele alırken, BPM yazılımı ile çalışanlar yaptıkları işin öncesi ve sonrasında sürecin nasıl işlediğini daha yakından takip etme fırsatı bulurlar. Böylece herhangi bir süreçte bir sorun ile karşılaştıklarında bunun nasıl daha verimli hale getirebileceği ile ilgili katkıda bulunabilir, hatta performansı engelleyen ve iş akışında durgunluğa neden olan sorunları doğrudan kendileri  düzeltebilirler.

  • Rekabet Avantajınızı Artırabilirsiniz

Günümüzün rekabetçi pazarda, kuruluşların yeterli pazar payını yakalayarak rekabet üstünlüklerini sürdürmeleri zorunludur. Bu hedef, yalın yönetim yaklaşımının ilkelerinden olan müşteri memnuniyeti ve değer gibi temel hedefleri benimseyerek etkin bir şekilde gerçekleştirilebilir. Sürekli değişen pazar dinamiklerine göre müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılama yeteneğine sahip olmayan kuruluşlar rakiplerinin gerisinde kalmaktadır. Yalın yönetim yaklaşımı, sürekli iyileştirmenin başarı için bir ölçüt olduğu bir kültürü teşvik ederek rekabet avantajının korunmasını sağlar. BPM yazılımları ise yalın yönetim yaklaşımının bu ilkelerini hayata geçirmek için verimli iş akışı oluşturduğunuzdan ve bu akışların doğru işlediğinden emin olmanızı sağlar. 

Kissflow’u kullanarak yalın yönetim anlayışını şirketinizde kolaylıkla uygulayabilirsiniz. İşin özüne inerek sürekli iyileştirme ve bu iyileştirmelerin ölçümlerinin yapıldığı yalın yönetim yaklaşımını hayata geçirebilir, bunu yaparken tüm iş süreçlerinizi kendi şirketinize göre belirleyebilir, gerektiğinde istediğiniz şekilde değişiklik yapabilirsiniz. Yaptığınız değişiklikleri hızlı bir şekilde hayata geçirebilir, sonuçlarını kolayca ölçebilirsiniz. Tüm süreçlerin birbiriyle ilişkisi ve birbirine katkısının sürekli takip edildiği, buna göre iyileştirilmelerinin yapıldığı yalın yönetim anlayışını destekleyen Kissflow, farklı departmanlardaki her düzeyden çalışanın tek bir sistemde işlerini takip etmesini sağlıyor. Yalın yönetim anlayışını uygulamanızı kolaylaştıran Kissflow memnuniyet oranı yüksek, esnek ve kullanıcı dostu bir BPM yazılımıdır.