Yalın Yönetim ile Gereksiz Maliyetlerinizi Ortadan Kaldırın

Yalın Yönetim Yöntemi (Lean Management), hem kaliteyi yükseltmeyi hem de maliyetleri azaltmayı hedefleyen bir yaklaşımdır. Bugün Toyota, Ford, Intel, Caterpillar, Kimberley-Clark Corporation, Nike, FedEx gibi sektöründe lider olan birçok şirket bu yöntemi uyguluyor. 

Yalın yönetim yaklaşımında israf, en basit haliyle değer katmayan şey olarak tanımlanıyor. Kârınız satış fiyatı ve maliyetinizle ilgilidir. Kârınızı artırmanın yolu kaliteden taviz vermeden maliyetlerinizi azaltmaktır. Yalın yönetimde bu, israflarınızı tüm süreçlerinizden çıkarmak anlamına gelir. Maliyetlerinizi azaltmak kalitenizi düşürmeniz anlamına gelmez çünkü bu maliyetler aslında verimsiz ve gereksiz süreçlere yaptığınız harcamaların azaltılması ya da ortadan kaldırılmasıdır. Ayrıca israf noktaları belirleyip maliyetlerinizi azaltırken aynı zamanda da kalitenizi yükselttiğiniz için müşterilerinizin memnuniyetini artırmış olursunuz. 

Peki, bu israfları nasıl belirleyeceksiniz? Yalın yönetim anlayışında israf noktaları daha kolay tespit edebilmeniz için belirlenmiş 7 süreç var. 

Lojistik

Taşıma, hem hammadde satın alırken hem de ürünlerinizi müşterilerinize ulaştırırken işiniz için önemli bir süreçtir. Taşıma sürecinde, ulaşım güzergahlarının doğru olmaması, zaman kayıpları ya da araçların yıpranması gibi durumlar ek ödemeler yapmanıza neden olabilir. Taşıma sürecinizdeki herhangi bir sorun, yüksek yakıt ve enerji maliyetlerine yol açabilir, kalitenize zarar verebilir. Kötü tasarlanmış taşıma süreçleri, gerektiğinde gözden geçirilmemiş sorunlardan ve güncellenmemiş kontrol mekanizmalarından kaynaklanabilir. Fazla ya da az ürün veya hammadde taşımak, tek seferde taşınabilecek ürünü daha fazla seferde taşımak, ürün siparişlerinde ve teslimlerinde geç kalmak gibi durumlar taşıma sürecindeki israflara örnek olarak verilebilir. 

Stoklar

Kayıtları doğru tutulmayan, saklama ve depolama koşullarına göre tutulmayan stoklar her zaman israf üretirler ve bir sonraki süreci de olumsuz etkilerler. Depolanacak alanın büyüklüğü, hasar gören ya da eskiyen stoklar yeni ürünlerin üretim süreçlerinde de israflara yol açabilir. Bazı şirketler beklenmedik talebi karşılamak, üretim gecikmelerinden kaçınmak için fazla stok yapabiliyor. Ancak aşırı stoklar müşteri ihtiyaçlarını karşılamaktan çok daha fazla masraf yaratabilirler. Değer katmadıkları gibi, depolama ve amortisman maliyetlerini de arttırılar. Bu yüzden stok sürecini dikkatli bir şekilde incelemek ve güncel tutmak önemlidir. Aşırı satın alma, satış tahmininde yanılma ve yanlış planlama stok israfına neden olur. 

Organizasyon

Uzun süren gereksiz toplantılar, bilgiye ulaşmak için ekstra çaba ve zaman harcamak, net hedef olmadan etkinliklere katılma, sonuca ulaşmayan toplantılar gibi günlük iş hayatımızın bir parçası olan bu aktiviteler organizasyonla ilgili israfa işaret eder.  Yapılan işe uygun olmayan iş araç gereçleri kullanmak ya da uygun olmayan bir iş yeri ortamında çalışmak da bu israflara örnek olarak verilebilir. İş için kullanmanız gereken bir yazılımı yükleyebileceğiniz bir bilgisayarınız yoksa ya da yapacağınız bir mobilya için çok dar ve sağlıksız bir atölyeniz varsa yaptığınız işe değer katmanız ve kaliteli ürünler üretmeniz zordur. Bu tip durumlar kalitenizi düşürürken maliyetlerinizi artırır. 

Daha az hareketle daha çok iş yapabileceğiniz durumlarda gereksiz yere yaptığınız her hareket bir israftır. Gereksiz iş seyahatleri ya da bir makinanın gereğinden fazla kullanılmasına rağmen ürünün değerinde bir değişikliğe neden olmaması maliyetlerinizi artıran, kalitenizi düşüren hareket israfıdır. Çalışanların değer katmayan gereksiz ya da yetenekleri dışında işler yapmaları da organizasyonel israftır.

Beklemek

Kuruluşunuzdaki başka bir departmanın yanıtını beklemek, bir tedarikçinizin teslimatını beklemek veya bir çalışanınızdan yaptığı iş ile ilgili bir hatayı düzeltmesini beklemek için harcadığınız zaman israfdır. Henüz tamamlanmamış bir işin kendinden önceki sürecin tamamlanmasını bekliyor olması hiç bir değer üretmez. Siparişten sevkiyata kadar olan tüm süreci detaylı bir şekilde incelemek neye ne kadar süre harcadığınızı belirlerken çok aydınlatıcı olabilir. Kullanılmayan boşta ekipmanların veya fazla çalışanların olması da bekleme israfıdır. Bekleme israfını en az seviyeye indirmek hatta ortadan kaldırmak için en iyi yöntem süreçlerinizi verimli bir şekilde tasarlamaktır. 

Fazla Üretim

Gereğinden fazla üretim yapmak, müşterinin talebini aşmanız anlamına gelir, bu da ek maliyetlere yol açar. Aslında, aşırı üretim diğer altı israfın ortaya çıkmasını tetikler. Bunun nedeni, fazla üretimin ek nakliye, aşırı hareket, daha fazla bekleme süresi gibi israflara yol açmasıdır. Aşırı üretim genellikle bir süreç planlaması olmadan üretim yapıldığında ortaya çıkar. Yanlış tahminler yapmak, hatalı talep bilgilerine sahip olmak ve müşteri ihtiyaçlarını doğru olarak belirleyememek gibi sorunlar fazla üretime neden olur. Kimsenin okumadığı raporlar, müşteri talep etmeden sunulan hizmet, bir işe gerekenden fazla zaman harcamak da fazla üretim israfıdır. Bunun için günlük üretim süresinin günlük müşteri talebi ile örtüşmesini sağlamak için süreçleri iyi planlamak ve takibini yapmak gerekir. 

Hatalı Üretim

Yedi israfın en belirgin olanı kusurlardır. Kalite hataları her zaman beklenmedik ekstra maliyetlere neden olur. Her hata yeniden üretme veya değiştirmeye neden olur. Kaynakları, malzemeleri harcar, enerji ve zaman israfına ayrıca müşterilerin kaybedilmesine neden olur. Hata israfları oluşmadan önce engellenmelidir. Her hatalı iş tekrar yapılmak zorunda kalınacağı için ek iş gücüne, araçlara ve malzemeye ihtiyaç duyar. Hesapta olmayan bu maliyetler çoğu şirketi çok fazla zararlara sokabilir. Uygun dokümantasyon ya da standartların olmaması, doğru şekilde tasarlanamamış süreçler ve uygun kalite kontrol eksikliği hata israfına yol açar. İlk hataları tespit etmek için bir süreç tasarlayıp sonrasında bu süreci standardınız haline getirerek hataları azaltabilir hatta ortadan kaldırabilirsiniz. 

Aşırı İşlemler

Bir ürün veya hizmet için gerekenden fazla iş yapmayı ifade eder. Gerekenden fazla kapasiteye sahip ekipmanlar kullanılması, gerekenden fazla analiz yapılması gibi durumlar aşırı işlemlere örnek olarak gösterilebilir. İhtiyaçtan fazla malzeme satın alınması, gereğinden çok daha ayrıntılı raporlar üretilmesi, bir belgede gereksiz imzaların ve onayların bulunması, aynı verilerin birden fazla kez girilmesi, bir sürecin tamamlanması için gerekenden daha fazla doküman gerekmesi, kimsenin kullanmayacağı bir ürüne ekstra özellikler eklenmesi aşırı işlemler israfıdır. Bu tip israf, uygun olmayan teknikler kullandığında, ekipmanlar çok fazla kullanıldığında, müşterinin istemediği işlemler gerçekleştirildiğinde ortaya çıkar. Bütün bunlar zaman ve paraya mal olur. Aşırı işlemler israfı, kötü tasarlanmış bir sürecin işaretidir. Bu, iletişim eksikliği, verilerin kopyalanması, çakışan yetki alanları ve insan hatası gibi yönetim veya idari konularla ilgili olabilir. 

Yalın yönetim, maliyetlerinizi azaltırken kalitenizi artırmanız için en verimli yönetim biçimidir. Şirketinizin işleyişinizdeki israf noktalarını doğru bir süreç tasarımıyla belirleyerek bu dönemde gereksiz maliyetlerinizden hızlı bir şekilde kurtulabilirsiniz. Yalın yönetimde ne yapmanız gerektiği çok açık. Tüm bu süreçleri incelemek, her şeyin yolunda gidip gitmediğinden emin olmak ve süreçlerinizde gereken geliştirmeleri yapmak için iş süreçleri yazılımında lider olan Kissflow sizin en büyük destekçiniz olacak.