Verimsiz Satınalma Sürecinin İşletmelere Yıllık Maliyeti 6.500 Çalışma Saati

Group of businesspeople having a discussion near staircase in office

Bu bilginin kaynağı: https://www.sourcetoday.com/supply-chain/article/21866901/inefficient-purchasetopay-processes-cost-businesses-6500-manhours-annually Satınalma süreci, işletmenizin tedarik sürecini düzene koymak ve istenen sonuçları elde ederken maliyetten tasarruf etmek, harcanan zamanı azaltmak ve avantajlı tedarikçi ilişkileri kurmak için kullanılan teknikler yöntemler ve araçlardan oluşuyor. Doğrudan ve dolaylı şekilde gerçekleştirilebilen satınalma süreci sadece şirket içini değil, tedarikçilerle olan ilişkileri de içeriyor. Doğrudan tedarikte mal, malzeme veya hizmet üretimi amaçlı satınalma uzun vadeli, işbirliğine dayalı tedarikçi ilişkileri gerektiriyor. Dolaylı tedarikte ise günlük işlerde kullanılan sarf malzemeler gibi şirket içi kullanım için gerekenlerin satın alınması sürecinde tedarikçilerle daha kısa vadeli ama işlemsel açıdan hatasız bir ilişki gerekiyor. 

Satınalma süreci çoğu zaman ağır işleyen, hataya çok açık ve uzun bir süreçtir. Çalışana direkt bağlı bir süreç olduğundan şeffaflığın her zaman sorgulanması gerekir. Herhangi bir aksama olduğunda gecikmelere ve büyük maddi kayıplara neden olan bir süreçtir. 

Dijitalleştirilmiş bir satınalma süreci olmadan tedarik işlemlerinin doğru ilerlemesini beklemek mayın tarlasında ilerlemekten daha zordur. Kağıt formlar, e-postalar ve excel sayfaları gibi modası geçmiş araçlara güvenmek, doğru bir satınalma süreci yönetme ihtimalinizi önemli ölçüde azaltır. Süreçteki küçük bir hata bile uzun sürede toparlanamayacak felaketlere yol açabilir.

İşletmenin kârını doğrudan etkileyen en önemli süreçlerden biri olmasına rağmen, birçok işletme satınalma sürecini dijitalleştirmeye hâlâ hazır değil. Eski yöntemlerle takip edilen satınalma sürecinde, indirimler kaçırılabilir veya birden fazla ödeme yapılması gibi işlem anlaşmazlıklarında büyük maddi kayıplar yaşanabilir. Satınalma süreçlerinin dijitalleştirilmesi bu açıdan önemlidir. Erken satınalma ve ödeme indirimleri gibi avantajlardan yararlanmak için işletmelerin eskiden kalma tedarik uygulamalarına veda etmeleri ve teknolojik çözümleri benimsemesi gerekir. Dijital tedarik araçları yavaş bir satınalma sürecini bir günde dünya standartlarına çıkarabilir. Satınalma sürecinizi hala kağıt üzerinde ya da Excel gibi entegre olmayan yazılımlarla yönetmeye çalışıyorsanız, şirketinizde büyük bir teknoloji değişiminin zamanı gelmiş demektir.

Tedarik Süreci Nedir?

Satınalma sürecini şeffaf ve verimli hale getirmek için sürecin iyi anlaşılması çok önemlidir. Satınalma talebinden satınalma siparişine, siparişlerin teslim alımından fatura onayına kadar ürün veya hizmet almak için gerekli olan süreçler dizisidir. Satın alınacak malları, hizmetleri gözden geçirirken, sipariş verirken, alırken ve ödeme yaparken uyulması gereken kurallar, kontrol noktaları, onaylar, izinler ve yetkilendirmeler ile satınalma işleminin karmaşıklığı artar. Bu sürece paydaşlar ve evrak işleri ile dokümantasyon da dahil olunca işlemleri kağıt üzerinde takip etmek çok daha zor hale gelir. 

Her satınalma süreci, ihtiyaçların belirlenmesi, tedarikçi araştırması, satınalma talebinin oluşturulması, taleplerin incelenmesi, satınalma listesinin onaylanması, tekliflerin toplanması, satınalma listesinin siparişe dönüştürülmesi, bütçenin onaylanması, mal ve hizmetin alınması, faturaların onaylanması ve ödenmesi, kayıtların muhasebeleştirilmesini içerir. Her aşama kendi içinde birçok onay, takip ve kontrol işlemi gerektirir. 

  • İhtiyaçların Belirlenmesi 

Satınalma süreci, ihtiyaçların belirlenmesi aşamasında işletmelerin mal ve hizmetleri zamanında ve makul bir maliyetle tedarik etmek için doğru bir plan hazırlamasıyla başlıyor. Bu aşamada durum tespiti araştırması, ihtiyaç analizi formu, acil durum için gerekçelendirme formu, toplam maliyet hesaplama formu gibi birçok belge gerekiyor. Bu süreçte satın alınacak mallara/hizmetlere gerçekten ihtiyaç olup olmadığı, işletmenin mevcut bir kaynağının ihtiyacı karşılayıp karşılamayacağı, satın alınacak mal/hizmetin herhangi bir özel onay gerektirip getirmediği gibi durumları da değerlendirmek gerekiyor. 

  • Satınalma Talebinin Oluşturulması

Satınalma talebi, mevcut bir ihtiyacı karşılamak için tedarik ekibinden yardım isteyen çalışanlar / müşteriler tarafından oluşturulan yazılı veya elektronik belgelerdir. Doğru malları, veya hizmetleri tedarik etmek için gerekli olan temel bilgileri içerir.

Satınalma talep süreci, bir organizasyon içindeki satınalma taleplerinin oluşmasını, onaylanmasını ve kontrol edilmesini gerektiriyor. Bir satınalma talep süreci, satınalma talebini birden çok karar vericiye yönlendirme, finans ekibini bilgilendirme ve satınalma işlemini tamamlamak için satınalma ekibiyle koordinasyon içinde olma gibi adımlardan oluşuyor.

  • Taleplerin İncelenmesi

Tedarik süreci, satınalma talebi onaylandıktan ve bütçe kullanılabilirliği kontrol edildikten sonra resmi olarak başlamış oluyor. İnceleme aşamasında, yöneticilerin talepleri gözden geçirmesi ve istenen mal veya hizmet için gerçek bir ihtiyaç olup olmadığını, gerekli finansmanın mevcut olup olmadığının kontrol etmesi gerekiyor.

  • Talep Süreci

Talep onaylandıktan ve satınalma listeleri oluşturulduktan sonra, satınalma ekibinin bir tedarik planı geliştirmesi gerekiyor. Talep belgeleri tutarlılık ve eksiksizlik açısından kontrol edilip, pazar araştırması aşamasına geçiliyor. Bu aşamada tedarikçiler için davet mektubu, bilgi talebi, tedarikçi genel bilgi formu, değerlendirme komitesi üyesi katılım formu, pazar analizi formu gibi formların kullanılması işlemlerin takibini kolaylaştırıyor.

  • Değerlendirme ve Sözleşme

Talep süreci kapatıldıktan sonra satınalma ekibi, ihtiyacı karşılamak için hangi tedarikçilerin uygun olduğunu belirler, uygun tedarikçilerin tekliflerini inceleyip değerlendirir. Bir satıcı seçildikten sonra, sözleşme görüşmesi ve imzalama tamamlanıp satınalma siparişi satıcıya iletilir

.

  • Sipariş Yönetimi

Satıcının taahhüt ettiği malı/hizmetleri öngörülen zaman çizelgesi içinde teslim edip etmediğinin takibi bu süreçteki en önemli aşamalardan birisidir. Sipariş teslim alındıktan sonra siparişi inceleyip alınan ürünlerle ilgili herhangi bir sorun olup olmadığının tespiti gerekir. Bir sorun varsa satıcıya bildirilmesi adımları izlenmelidir. Bu adımda, tutarsızlıkları belirlemek ve işlemin doğru olduğundan emin olmak için satınalma siparişleri, depo giriş fişi ve satıcı faturaları arasında mutabakat sağlanması olmazsa olmazdır. Tutarsızlıklar olup olmadığı böylece değerlendirilmiş olur. Satınalma siparişi, sevkiyat bildirimleri, mal giriş formu, envanter listesi, satınalma faturaları, mal iade gönderileri, ürün / hizmet kalite kontrol formu, tedarikçi değerlendirme raporu bu aşamada kullanılması gereken formlardır. 

  • Fatura Onayları ve Anlaşmazlıklar

Belgeleri karşılaştırdıktan sonra sorun yoksa faturaların ödenmesi aşamasına geçilir. Anlaşmazlıklarda sorunun giderilmesi için geriye doğru her aşamanın tek tek gözden geçirilmesi gerekir.

  • Kayıt Tutma

Ödeme sürecinde her işlemin kaydının tutulduğundan emin olmak gerekir. Satınalma taleplerinden onaylı faturalara kadar tüm belgelerin ilgili kişilerin gerektiğinde kolaylıkla ulaşabileceği bir yerde saklanması gerekir. Sürecin değerlendirilmesi yapılarak bir sonraki satınalma işlemine yardımcı olması için notlar alınması her zaman işleri kolaylaştırır. 

Satınalma süreci, bir işletmedeki en karmaşık ve diğer departmanlarla en çok entegre olup iç içe geçmiş süreçlerden biridir. Bu süreçte yapılacak herhangi bir hatanın büyük kayıplara neden olması sebebiyle satınalma sürecinin her aşamasında takibinin çok dikkatli yapılması gerekir.

Tedarik Yönetim Sürecinizi Neden Otomatikleştirmelisiniz?

İşletmeler, ihtiyaçlarına uygun olarak tasarlayabildikleri bir süreç yönetimi yazılımı kullanarak, çalışanlarının satınalma işlemlerini daha iyi planlamasına ve kurumsal harcamalarını optimize etmesine yardımcı olabilirler. Ayrıca, çalışanların satınalma kayıtlarını tutmak için evrak işleri ve e-postaları takip etmek için harcadıkları zamanı ve çabayı azaltırken, dolaylı harcamaları da önemli ölçüde ortadan kaldırırlar. İş süreçleri yönetimi yazılımı kullananların %41’i satınalma sürecinde kontrol ve güvenlikte iyileşme yaşarken, % 81’i fatura işleme maliyetlerinde, %83’ü ise fatura işleme süresinde düşüş olduğunu belirtiyor. (https://kissflow.com/procurement-process/purchase-requisition-workflow/)

Başarılı bir iş süreci yönetimi yazılımı, karmaşık tedarik sürecini kolaylaştırır. Hiçbir bilgi kaybolmaz ve ilgili kişiler işlemleri zamanında onaylayabilir, reddedebilir, işlemlerin hangi aşamada olduğunu takip edebilir. Evrak işlerinin yarattığı kaosu en aza indirir, tedarik süresini kısaltır, hataları azaltır, tüm paydaşların iş yükünü azaltır, sürecin aksamadan kontrollü bir şekilde zamanında tamamlanmasını sağlar ve süreci şeffaflaştırır. E-postalara ve excel sayfalarına bağlı kalmak yerine otomatik bir satınalma yönetimi yazılımı seçmek, tedarik sürecini hızlandıracak, doğruluğu sağlayacak, verimliliği artıracak, zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayacaktır. Süreç yönetimi yazılımı sayesinde satınalma siparişi onaylarını hızlandırabilir, sipariş ve stok yönetimini kolaylaştırabilir, satıcı-alıcı ilişkisini iyileştirebilirsiniz. 

Satınalma Yönetimi Yazılımında Olması Gereken Özellikler

İşletmeniz için doğru satınalma yazılımını seçmek, önemli ve bazen uzun bir süreçtir. Yazılım araştırmanıza başlarken karar vermenize yardımcı olabilecek birkaç özellikten bahsedebiliriz. İşletmeniz için en iyi yazılımın tasarlanmasını beklemek ve pahalı yazılım özelleştirmelerini tercih etmek yerine, ihtiyacınıza göre kendinizin tasarlayabileceği bir iş süreci yönetimi yazılımı seçmek akıllıca olacaktır.  

  • Entegre edilmiş operasyonel yapının tek bir platformdan yönetimi

Manuel olarak takip edilen bir satınalma sürecinde, veriler merkezi bir sisteme bağlı olmayan bir şekilde sadece belgeler üzerinde yer alır. Bağlantısız sistemler, bireysel çalışanları ve ekipleri, satın almayı yönetmek için ayrı dokümantasyon tutmaya veya bağımsız kayıtlar kullanmaya zorlar. Bu durum, satınalma verilerinin işletmenin diğer operasyonları ile birleşik bir görünümünü elde etmeyi zorlaştırır. Bir iş süreç yönetimi yazılımı kullandığınızda ise sipariş talepleri, onaylar ve sipariş durumuyla ilgili bilgilere ofis dışından da rahatlıkla ulaşılabilir. Verilerin sisteme yalnızca bir kez girilmesi yeterlidir, kolaylıkla değişiklik yapılıp güncellenebilir. Herhangi bir anlaşmazlıkta sorunun tespiti için büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Ortak bir dijital platformda çalışıldığı için her işlemin bir diğer departmandaki finansal etkisi takip edilebilir karşılıklı kontrolü kolayca yapılabilir. 

  • Bütçe yönetimi

Satınalma harcamalarının işletmelerin kârlılığını doğrudan etkilediği satınalma sürecini dijitalleştirmek mevcut bütçeyi daha kolay ve doğru şekilde yönetmenizi sağlar. Farklı miktarlardaki satınalma işlemlerinin gerekli yetkiler verildikten sonra yapılmasına olanak tanıyan onay mekanizmasının doğru bir şekilde tasarlanması gerekir. Böylece satınalma onayları düzenlenerek alımlarda fazla harcamalar yapılıp yapılmadığı kontrol edilebilir, herhangi bir hatada sorumlu kişi kolayca bulunabilir. Otomatikleştirilmiş bütçe kontrolleri ve otomatik harcama izleme araçları, potansiyel sorunları, işinizi etkilemeden önce ortaya çıkarabilir.

  • Tedarikçi yönetimi

Tedarikçi yönetimi, birden çok departmana ve kategoriye yayılan tedarikçilerin tanımlanmasına, onlarla iş yapılmasına, yönetilmesine ve analiz edilmesine yardımcı olur. İş süreci yönetimi yazılımlarında, tedarikçi yönetimi modülü mutlaka olmalıdır. Bu modül, satıcı bilgileri, satınalma kataloğu, sipariş geçmişi ve ödeme ayrıntıları gibi dokümantasyonu yapmak için bir veritabanı sunar. Bu veriler ilgili tüm kişilerin erişimine açık olduğu ve sürekli güncellenebileceği için işletmeler, bir tedarikçinin performansını düzenli aralıklarla doğru bir şekilde ölçebilir. Böylece zamanında yapılan tedarikçi değerlendirmeleri her iki tarafın ticari çıkarlarını korur. Tedarikçilere siparişlerin durumunu, teslimat programlarını, potansiyel ürün eksikliklerini ve alınan ödemeleri elektronik olarak izleme seçeneği sunan bir iş süreci yönetim yazılımı işletmenizi güçlendirecektir. 

  • Sorunsuz entegrasyon

İdeal bir iş süreç yönetimi yazılımı, muhasebe ve finans gibi diğer üçüncü taraf departmanlarla bağlantı kurmayı kolaylaştırmalı ve satınalma personelinin verileri doğrudan elektronik tablolardan içe ve dışa aktarmasına izin vermelidir. Satınalma verileriniz ilgili departmanlarla sorunsuz bir şekilde bağlandığında, veri fazlalığını ve insan hatalarını ortadan kaldırabilir. Veri geçmişini tarayarak ve müdahale olmadan güncelleyerek verileri sorunsuz bir şekilde senkronize eden esnek bir tedarik yönetimi aracı işinizi kolaylaştırır. 

  • Analizler ve raporlar

Satınalma sürecindeki gereksiz aşamalardan kurtulduğunuzda yalnızca riski azaltmakla kalmayıp aynı zamanda karar almayı hızlandıran tutarlı, güncel bilgilere anında erişebilirsiniz. Kullanacağınız iş süreci yönetimi yazılımı, mümkün olan en kolay şekilde en gerekli verileri sağlamalıdır. Yalnızca satınalma bilgilerini oluşturmanız için değil, satınalma verilerini arşivlemeniz için de olanak sağlamalıdır. Size öngörüler sunmak için mevcut satınalma verilerinin analizini yapan bir yazılım çok işinize yarayacaktır. Bu yazılım, satınalma verilerini pivot tablolar, grafikler gibi birçok formatta işleyebilecek ve görüntüleyecek özelliklere sahip olmalıdır. 

  • Özelleştirebilme özelliği

Kullanıma hazır, standart bir iş süreci yönetimi yazılımı, ihtiyaçlarınızı karşılamayacaktır. Her işletmenin kendine özgü süreçlerini özelleştirilemeyen, standartlaştırılmış bir yazılıma uydurması yerine, kendi ihtiyaçlarınıza uygun olarak değişiklikler, modellemeler yapabileceğiniz bir yazılım size en iyi çözümü sunacaktır. Bu nedenle iş süreçlerini kendinize göre kurgulayabileceğiniz, form alanlarını düzenleyebileceğiniz, süreçlerinizde değişiklikler yapabileceğiniz bir yazılımı tercih etmelisiniz.

Okunaksız el yazıları, eksik satınalma listeleri ve saatlerce süren veri girişi gibi problemler artık bu yüzyıla ait değil. İçinden çıkamadığınız evrak yığınlarını güvenli bir şekilde dijital olarak arşivleyebileceğiniz iş süreç yazılımları, satınalma sürecini oldukça kolaylaştırıyor. İş süreçleri yönetimi yazılımında öncü olan Kissflow, hem KOBİ’ler hem de büyük işletmeler için en iyi çözümleri sunuyor. Kissflow, işletmelerin kendilerine özgü dinamiklerine göre satınalma yönetimi süreci oluşturmalarına olanak tanıyor. Dünyanın dört bir yanındaki tedarik ekipleri, satınalma taleplerini kolaylaştırmak ve süreçteki hataları ortadan kaldırmak için Kissflow’u kullanıyor. Siz de satınalma sürecinizi dijitalleştirmek için geç kalmayın.