Uzaktan Çalışmak İçin Araçlar: Zoom, GoogleApps, Slack ve Diğerleri

Salgın nedeniyle bir çoğumuz uzaktan çalışıyoruz. Bu durum plansız bir şekilde aniden oluştu, bizi hazırlıksız yakaladı. Uzaktan çalışmayı çok daha verimli hale getirebilmek için kullanabileceğiniz birkaç araç hakkında bilgiyi aşağıda paylaşıyorum. Hepsi bilgisayar, tablet, ios ve android cep telefonlarında kullanılabilen düşük ücretli veya ücretsiz, en yaygın kullanılan uygulamalar.

Zoom:

Uzaktan toplantı için kullanılan bir uygulama. Ücretsiz versiyonda,

  • 100 kişiye kadar toplantı yapılabiliyor. 
  • Toplantı süresi 40 dakika ile sınırlı ama yetmezse yeniden başlatılabiliyor. Çoğu durumda 40 dakika zaten oldukça yeterli bir süre.
  • Güvenlik problemleri olduğu söylense de bunlar önemsiz şeyler ve Zoom son günlerde güvenlik artıran eklemeler yaptı. Güvenlik açığı olarak söylenenlerin başında toplantı ID’sinin başkaları tarafından bilinmesi durumunda, davetli olmayanların da toplantıya katılabilmesi geliyordu. Zoom, bekleme odası ekleyerek bu sorunu çözdü. Bekleme odasındakileri tek tek onaylayıp toplantıya alabiliyorsunuz.
  • Ekran görüntüsü paylaşmak ve bu görüntü üzerinden sunum yapmak mümkün.
  • Konuşan kişinin görüntülenmesi seçildiğinde Zoom otomatik olarak konuşan kişiyi ekrana getiriyor.
  • Alternatif olarak herkesin küçük görüntüleri ekrana getirilebiliyor. 
  • İsteyen kişi kamerasını ve mikrofonunu kapatabiliyor. Toplantı yöneticisi de herkesin ya da istediği kişilerin mikrofon ve kamerasını kapatabiliyor.
  • Kamerada arka plan görünsün istemiyorsanız arka plana seçtiğiniz bir fotoğraf getirebiliyorsunuz. Bunun için bilgisayarın çok eski olmaması bu özelliği destekleyen bir işlemciye sahip olması gerekiyor.
  • Güvenlik için, tanımadığınız katılımcıların chat üzerinden gönderdikleri linklere tıklamayın, paylaştıkları dosyaları açmayın.

Verimli olması için 

  • Toplantıda katkısı beklenen kişi sayısı 5 kişiyi geçmemeli,
  • Toplantıda herkesin sağlaması beklenen katkı ve ayrılan süre önceden bilinmeli. Katılımcılar buna göre hazırlıklı olmalı,
  • Toplantı süresi 15-25 dakika gibi kısa tutulmalı, böylece asıl konudan uzaklaşmadan konunun özüne odaklanılmalı,
  • Online toplantılarda dikkatin dağılması, cep telefonundaki mesajın okunması gibi şeyler mümkündür. Toplantı sırasında kimse başka bir konuyla ilgilenmemeli, bu toplantı başlangıcında belirtilmeli,
  • Uzaktan yapılan işlerin görülmesi zor olduğu için, toplantı başında, bir önceki toplantıdan sonra yapılan işler ve yapanlar, herkesin iş yapma motivasyonunu artırmak için takdir edilerek belirtilmeli,
  • Toplantı sırasında belirlenen, herkesin yapacağı işler kapanışta tekrar edilmeli,
  • Toplantıyı yöneten kişi, yüzyüze toplantılara kıyasla daha baskın olmalı ve dikkati dağıtacak şeylere izin vermemeli,
  • Toplantıyı yöneten kişi, diğerlerinin yöneticisi değilse, toplantı başında rolünü belirtmeli ve bu rolün gerektirdiği şekilde yeteri kadar yönlendirici olabilmelidir.

Google Apps:

  • En önemli avantajı, dosyaların paylaşılabiliyor olması,
  • Google Sheets, Excel muadili, ortak çalışmaya olanak veren bir yazılım,
  • Google Docs, Word muadili. Düz yazı yazabiliyorsunuz. Aynı yazı üzerinde birden fazla kişi çalışabiliyor. Yetkilendirmeleri ayarlayabiliyor, kimin görebileceğini, kimin değiştirebileceğini ve kimin sadece yorum yapabileceğini seçebiliyorsunuz.
  • Google Drive’da paylaşılan klasörler oluşturabilirsiniz. Buraya yüklenen tüm dosyalar, paylaşılan kişiler tarafından ulaşılabilir.
  • Google Forms istediğiniz kadar kişiye dağıtabileceğiniz, cevapların Google Sheets sayfasında her form bir satır olacak şekilde toplanabildiği, tasarım yapılabilen bir form geliştirme uygulaması. Bazı okullar online sınavları bu formlarla yapıyor.
  • Google Meet, Zoom alternatifi toplantı yazılımı.
  • Birçok farklı yazılımlarla Google Apps entegre edilebiliyor.
  • Google Chat ile email kirliliği yaratmadan hızlıca sohbet edebilirsiniz. Farklı sohbet odaları yaratarak, sohbet konularının karışmasını engelleyebilirsiniz.
  • Google Takvim’i iş arkadaşlarınızla paylaşarak, boş zamanlarınızı görmelerini ve sizinle yapacakları işleri buna göre planlamalarını sağlayabilirsiniz.
  • Şirket email hesaplarınızı google’a taşıyarak kurumsal bir hesap altında bu uygulamaları kullanmak isterseniz, kullanıcı başına 6$ ödemeniz gerekiyor. Türkiye için bu ücrette indirim uygulanabiliyor. Kişisel emailleriniz ile kullandığınızda ise herhangi bir ücret ödenmiyor.

Slack:

Emaillerle ilgili temel sıkıntı, farklı konularda birçok emailin karışık halde bulunmasıdır. Birçok kişiye dağılmış olan bu maillerin hangisi doğru kişilere gönderildi, hangisi okunmadı, hangisi okundu ama unutuldu bilemezsiniz. İşi sağlama almak için gereğinden fazla kişiye gönderilen mailler, işi iyice içinden çıkılmaz hale getirir. Bu kişiler, hangi emailin kendisini ilgilendirdiğini anlamak için hepsini okumak zorunda kalır. Bunu yaparsa gereksiz iş kaybı olur. Yapmazsa önemli bir bilgiyi kaçırabilir.

  • Slack, her bir projeyi veya farklı başlığı birbirinden ayırıyor. Farklı kanallarda farklı başlıklar üzerine mesajlar dolaşıyor. Bu mesajları gönderirken kime göndereceğinizi seçmeniz gerekmiyor çünkü konuyla ilgili kişiler zaten o kanaldaki yazışmaları görebiliyor.
  • Gelen emaillerle boğuşmadan, hangi başlıkta ne yapıldığından haberdar oluyorsunuz. Özellikle sizden beklenen bir iş varsa, bu konuda ayrıca uyarılıyorsunuz.

Günümüzdeki diğer bir önemli nokta ise farklı yazılımların iletişime geçebilme yeteneği. Slack ile Google uygulamalarını birbirine bağlayabiliyorsunuz. Örneğin bir Google Sheets dosyasına satır eklendiğinde, Slack’te bir başlık altında, bu satırla ilgili bilginin görülmesini sağlayabiliyorsunuz. Bu sayede kişilerin dikkatine güvenmeye gerek kalmadan, bilgi akışı eksiksiz yürüyor.

Kissflow:

  • İş akış ya da iş süreçleri yönetim yazılımları, aksamasını istemediğiniz, herhangi bir konunun atlanmadığını garanti altına almanızı sağlayan yazılımlar
  • İş akış yazılımlarının ücretsiz olanı yok. Kissflow bunlar arasında en kullanışlı ve en uygun maliyeti olanı
  • Corona salgını nedeniyle 2 ay ücretsiz kullanılabiliyor. 
  • Kim hangi işi ne kadar sürede yapacak, kim onay verecek, sonra ne olacak gibi aşamaları bir kere tanımladığınızda, hem işin tanımlanan şekilde ilerlemesi sağlanıyor, hem de tüm aşamalarda yapılanlar kayıt altına alınıyor.,
  • Örneğin personel izni, avansı, satınalma siparişi, müşteri siparişi, müşteri teknik servis talebi, müşteri şikâyeti, teklif isteyen müşteri, teklif verme sonrası yapılacaklar, yeni tedarikçi bulmak gibi yüzlerce konuda işlerin tam istediğiniz gibi yürümesini sağlayabiliyorsunuz.
  • Kissflow’da belirli sınırlar içinde yazılım geliştirmek de mümkün. İhtiyacınız olan özel yazılımları, kod yazmadan ve programlama bilmeden geliştirebiliyorsunuz. Bu yazılımlar, süreç yönetiminin bir parçası oluyor. Bilgisayarlar ve cep telefonlarından çalıştırılabiliyor.

CRM:

Müşteri sayınız bir kişinin takip edebileceğinden fazlaysa mutlaka bir CRM kullanmanız gerekiyor. Özellikle müşterilerinizle iletişim kurma şeklinizin mecburen değiştiği bu dönemde müşterilerinizle iletişimi planlamak ve bu plana uygun olarak sürdürmek daha da önemli.  

Bitrix24 hem düşük maliyetli hem de kullanışlı bir CRM. Ücretsiz seçeneği de var. Özellikle internet üzerinden satış yapanlar için uygun.

Teamgram ise B2B yani müşterisi son tüketiciler değil de iş yerleri olanlar için daha uygun bir CRM. Bunun maliyeti ise biraz daha yüksek.

Teamviewer:

Başka bilgisayara uzaktan bağlanmanız gerektiğinde Teamviewer kullanabilirsiniz. Örneğin evden işinizdeki bilgisayarınıza bağlanabilirsiniz. Bağlandığınızda sizin ekranınız, klavyeniz, mouse’unuz, iş yerinizdeki bilgisayarınıza bağlıymış gibi davranır. Uzaktan, iş bilgisayarınızın başındaymış gibi çalışabilirsiniz.