Şirketinizde Nasıl Bir İş Akışı Hayal Ediyorsunuz?

Her şey bir hayalle başlar. Vizyoner liderler, hiçbir zaman var olanla yetinmezler. Her zaman daha iyisi için çaba gösterirler. Bu iyileştirme çabasına, şirkete en çok katkı sağlayacak alanlardan başlarlar. Peki, sizin şirketinizde daha iyi olmasını hayal ettiğiniz iş hangisi? Var olan durum ile hayal ettiğiniz arasındaki farklar neler? Bu farkı ortadan kaldırmak için nereden başlayacaksınız?

Günümüz dijital ekonomisinin anahtar bileşeni iş akış yazılımları, işyeri verimliliği ve üretkenliğini artıran bir reçetedir. Diyelim ki kaliteli bir ürününüz var, müşterilerinize ulaşabiliyor ancak müşteri sadakatini sağlayamıyorsunuz. Bu durumdaki pek çok şirket müşteriye giden yolun en başına dönüp sorunun ne olduğunu anlamakla ilgilenmez. Yapılması gereken adım adım ilerleyerek sorunu tespit etmek ve yine adım adım çözüme ulaşmaktır. Örneğin mobilya satan bir şirket için şu sıralama izlenebilir:

  • Şirket neden müşteri sadakatini sağlayamıyor?

Çünkü ürün teslimatları zamanında yapılmıyor.

  • Neden?

Çünkü planlama yapan kişi ile teslimatları yapan birim arasında iletişim problemi var.

  • Neden?

Çünkü planlama müşteri taleplerini karşılamaya çalışırken, iş yükünü bilmiyor.

  • Neden?

Çünkü her bir teslimatın ne kadar zaman alacağı bilinmiyor.

  • Neden?

Çünkü yapılan teslimatların düzenli kaydı tutulmuyor ve bu nedenle yeni teslimatların ne kadar zaman alacağını tahmin etmek için kullanılabilecek bilgi yok.

İşlerinizin işleyişindeki sorunu doğru yerde aramak ve sorularınıza cevap alabilmek için geriye dönük bir şekilde işleri takip edebileceğiniz bir sisteme sahip olmanız gerekir. Kayıtlara ulaşamadığınız bir işleyişte herhangi bir aksaklıktan ya da hatadan kimin sorumlu olduğunu bulmanız çok zordur. Kimse sorumluluğu üzerine almazsa problemin kaynağına hiç bir zaman ulaşamaz ve aynı sorunları tekrar tekrar yaşarsınız. 

Sadece hataları bulmak için değil, işleyişinizde iyileştirmeler yapmak için de aynı yolu izlemek size her zaman avantaj sağlar. Her şirkette var olan işleyişin daha iyi olması, önce hayal ederek, daha sonra hayallerin önündeki engelleri tespit edip ortadan kaldırarak sağlanabilir. 

Şu anda McDonald’s ve Burger King ile rekabet eden ünlü Meksika fast food zinciri Taco Bell kurulduğu ilk günden beri en üst sıralarda değildi. Hatta 1979 yılında PepsiCo’nun Taco Bell’i satın almasından dört yıl sonra bile yıllık büyümesi hala sektördeki rakiplerinin altındaydı. Taco Bell hayatta kalmak için harekete geçmek zorunda kaldı. 1983’te Taco Bell’in yeni CEO’su James Martin’in yeni bir yaklaşımı vardı: İş süreçlerini yeniden kurgulamak. John Martin, şirketin işleyiş modelini inceleyerek problemli süreçleri belirledi ve bazı operasyonları tamamen yeniden tasarlayarak şirketin işleyişinde iyileştirmeler yapmaya başladı. Bu süreçlerden birisi de müşteriye yemeğin hızlı teslim edilmesiydi. Sipariş gecikmelerinin nasıl oluştuğunu daha iyi anlamak tüm süreçleri baştan sona inceledi ve yemek hazırlama sürecini kısaltmak için restaurant mutfağında taco hazırlamayı süreçten çıkardı. Artık taco için tüm malzemeler tek bir merkezde doğranıp pişirilecek ve şubelere hazır bir şekilde dağıtılacaktı. Restoranlarda sadece malzemeler bir araya getirilerek müşteri siparişleri hızlandırılacaktı. Restoranlardaki alanın %70’ini kaplayan mutfakları kaldıran Taco Bell, artan alanı da müşterilerine ayırdı. Mevcut iş modeline satışları izleme ve raporlama, müşteri taleplerini belirleme ve tahmin etme, malzeme kullanımını koordine etme, stok kontrolünü otomatikleştirme, personel zamanlamalarını yönetme gibi süreçler de ekledi. 9 yıl içerisinde satışları 500 milyon dolardan 3 milyar dolara yükseltmeyi başardı. 

Japonya’daki otomotiv devleri de başarılarını benzer şekilde, her süreci tek tek çalışıp iyileştirerek rakiplerinin hepsinden daha başarılı olmayı başardılar. Sonunda rakipleri onların yöntemlerini uygulamak zorunda kaldı. Başarılı liderler, işleriyle ilgili hayal ettikleri iyileştirmeleri yapmak için,

  • Bir İş Süreçleri Yönetim Sistemi Kurar

Daima daha iyisinin peşinde olan liderler, şirketteki iş akışlarını daha verimli bir hale getirebilmek için kolaylıkla geliştirmeler, değişiklikler yapabilecekleri bir tasarım esnekliğine sahip olan yazılımları tercih ediyorlar. Kişiselleştirme yapabildikleri bir iş akış yönetimi yazılımı, işlerinde sürekli iyileştirmeler yapmalarını sağlar. 

  • Geri Bildirim Alır

Vizyon sahibi liderler, iş süreçlerini iyileştirmek için iletişim kanallarını açık tutarlar. Önemli paydaşlardan geri bildirim isterler. Dahil oldukları süreçlerle ilgili ne gibi değişikliklerin daha iyi olabileceği hakkında onlardan fikir almaktan çekinmezler. Böylece neyin işe yaradığını, neyin işe yaramadığını, gereksiz ya da gerekli bir sürecin olup olmadığını çok daha kolay fark edebilirler. Bu geri bildirimler daha verimli olmak için neyin optimize edilebileceğini hakkında değerli bilgiler sağlarlar.

  • Denetler

“Kırık değilse, tamir etmeyin.” anlayışı artık geride kaldı. Günümüzdeki proaktif yönetim anlayışına sahip liderler, işler yolunda gitmediği zaman değil, her zaman iş akışında arızaların olup olmadığını kontrol edip, herhangi bir sorunda hızlı bir şekilde ne yapmaları gerektiğini bilirler. Her süreci en küçük ayrıntısına kadar düşünerek, mevcut boşlukları belirleyerek her departman için ideal bir iş akışının nasıl göründüğüne dair bir yol haritası oluştururlar. Bu yol haritası, kontrol noktalarını nereye koymaları gerektiğini onlara gösterir.

  • Ölçer

Vizyoner liderler, ölçülmeyen şeyi en iyi hale getirmenin imkânsız olduğunu bilirler. İşlerinde neyi başarmak istediklerini belirlerler. Gerçekleştirmesini istedikleri temel hedefleri belirlediklerinde, başarıyı ölçmek için ihtiyaç duydukları metrikleri oluşturabilirler. Daha sonra tasarladıkları iş akışı ile gerçekleşen performansı daha doğru bir şekilde karşılaştırma fırsatına sahip olurlar. 

Son olarak, çalışanları yeni tasarladıkları süreçlere adapte etmelerinin de önemli olduğunun farkındadırlar. Sisteme onları da dahil etmek için kullandığınız yazılımın basit ve anlaşılır bir tasarımı olması gerekir. 

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması, süreçleri iyileştirmenin önemli bir parçasıdır.  İdealist liderler, proaktif yönetim anlayışıyla iş süreçlerini gözden geçirmek ve yeniden tasarlamak için geri döndürülemeyecek bir sorun ile karşılaşmayı beklemez. Kissflow, tüm işleyişinizi iyileştirmek için harika bir çözüm ortağıdır.