Ekibinizin Uzaktan Çalışabilmesi İçin Dijital İşbirliği Alanları Oluşturun

International Data Corporation’ın Nisan 2020 araştırmasına göre şirketlerin %67’sinin salgın dönemindeki önceliği ekipler ve yöneticiler arasındaki işbirliklerini artırmak oldu. Uzaktan çalışmayı ve işbirliklerini mümkün kılan dijital iş yönetim araçlarına salgın öncesinde şirketlerin %28’i harcama yaparken salgın sonrasında bu oran %67’ye yükseldi. Salgınla mücadele ederken evden çalışmaya başladığımız bu dönemde çalışanları motive eden ve uzaktan çalışmanın neden olabileceği olumsuzlukları ortadan kaldırabilecek dijital çalışma ortamları oluşturmak kolay değil. Ancak doğru dijital araçlar kullanarak uzaktan çalışan ekiplerin işbirliği yapmasını sağlayabilirsiniz. 

  • Ekip İçi ve Ekip-Lider İletişimi Sağlayın

Uzaktan çalışırken ekip odaklı bir ortam yaratmak çok önemlidir. Globoforce’un 2014 yılındaki araştırmasına göre, çalışanların %89’u iş ilişkilerinin genel yaşam kaliteleri için çok önemli olduğunu belirtiyor. http://go.globoforce.com/…Mood_Tracker.pdf İşimizi evimize taşıdığımız bu dönemde, uzaktan çalışırken, ekip bağları için aktif alanlar oluşturmak gerekiyor. 

İşyerinde ekip üyelerinin iş ile ilgili ve iş dışında kısa sohbetler yapmalarının verimlilik düzeylerini artırdığını gösteren araştırmalar var. Uzaktan çalışırken ekip üyeleri arasında fiziksel işyerinde kurulan etkileşim azalıyor, hatta ortadan kalkıyor. Uzaktan çalışan ekip üyelerinin günlük iletişimi çoğunlukla gözden kaçırılıyor. Ekip üyelerinin yeterli düzeyde etkileşime sahip olmaması üretkenliklerini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, dijital işbirliği araçlarını kullanarak bu ortamı yeniden oluşturmaya çalışmak önemlidir.

  • E-postaya Alternatif İletişim Araçları Edinin

E-posta iletişim için her zaman en iyi değildir. Çoğu zaman dikkat dağılmasına ve zaman kaybına neden olur. Uzaktan çalışan ekip üyelerinin birbirleriyle ve liderleriyle olan iletişimlerinin fiziksel işyerindeki düzeyde devam edebilmesi için online chat gibi araçları olan iş yönetim yazılımları tercih edilebilir. Böylece molalarda herkes sohbet edebilir, iş ile ilgili birbirlerine danışmaları gereken konularda yazışarak iletişim kurabilir. Yazılı iletişim için kullanacağınız iletişim aracınızın iş yönetim yazılımınıza entegre olması, bu sohbetlerin kalıcı olması, arşivlenmesi, ilgili projeye ya da sohbet konusuna girildiğinde, ilgili kişilerce kolaylıkla bulunabilmesini sağlar. İş yönetim yazılımınız bu tür mesajlaşmaya olanak sağlıyorsa, proje ve işlerinizle ilgili yazışmalarınızı direk bu alandan yapmanız en doğrusu olur.

  • Proje Yönetimini Kolaylaştırın

Halihazırda bir iş yönetim yazılımı kullanmıyorsanız, işleri takip etmek ve yönetmek oldukça zordur. Ekip üyelerini görevlere atayabileceğiniz, işlerin hangi aşamada olduğunu takip edebileceğiniz hesap verilebilirliği sağlayan, takibi kolaylaştıran bir iş yönetim yazılımı ekibinizi yönetmenizi kolaylaştırır. Böyle bir yazılımla her işin teslim tarihlerini belirleyebilir, böylece bu işlerin sorumlusu olan ekip üyelerinin sorumluluklarını ertelenmelerini önleyebilirsiniz. Her ekip üyesi işlerini çok daha iyi önceliklendirebilir uygun bir çalışma planı yapabilir. İşlerin hangi aşamada olduğunu görmek için iş yönetimi yazılımı her zaman doğru tercihtir. Bu yazılımlar birçok projeyi aynı anda yönetmek ve işlerin kaosa dönüşmesini engellemek için en iyi çözümü sunar. İşler tamamlandıkça, bir sonraki aşamaya geçildikçe gelen bildirimler sayesinde bir şeyleri gözden kaçırmanız imkânsızdır. Her şey kayıtlı olduğu için tüm ayrıntılara geri dönüp bakma fırsatınız olur.

  • Belge Paylaşımını Basitleştirin

Ekip içi belge paylaşımı sağlayan dijital araçlar, bilgi akışını hızlandırıyor. Google Dokümanlar ve Google Sheets, ortak bir belge üzerinde farklı ekip üyelerinin aynı anda çalışması ve belge paylaşımı için en popüler dijital araçlardandır. Yorum yapma, değişiklikleri takip etme  gibi özellikler uzaktan işbirliği yaparak çalışan ekipler için çok kullanışlıdır.

  • Toplantıları Sınırlandırın

Ekipler için en büyük zaman ve enerji kaybı, gereksiz ve uzun toplantılar oluyor. Muse tarafından yapılan araştırmaya göre işletmeler verimsiz toplantılarda yıllık 37 milyar doların üzerinde para harcıyor. Üst yönetim bu toplantılarda zamanlarının %50’sini harcarken yöneticilerin %67’si toplantıların başarısız olduğunu belirtiyor. https://www.themuse.com/…/how-much-time…

Uzaktan çalışan ekiplerin işbirliğini artırmak için toplantılar elbette olmazsa olmaz. Ancak verimliliğini artırmak ve gereksiz, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek için toplantıları ihtiyaç duyuldukça planlayın. Bu şekilde ekibiniz gereksiz kesintiler olmadan projelerine odaklanabilir. Toplantıları önceden planlamak önemlidir, böylece ekibinizin işlerini daha iyi planlamalarına olanak sağlamış olursunuz.

Başarılı bir uzaktan toplantı düzenlemek için

  • Toplantı öncesinde toplantının hedefe yönelik olmasını sağlayacak bir gündem oluşturmak
  • Sadece gündem odaklı bir toplantı yapabilmek için zaman sınırlaması yapmak 
  • Konunun dağılmaması için bir toplantı yöneticisi seçmek önemlidir. 
  • Kissflow

Uzaktan çalışırken de ekibiniz içindeki işbirliğinin devam etmesini, teknolojiyi işinize entegre ederek sağlayabilirsiniz. İş yönetim yazılımı olan Kissflow ile ekibinizin sürekli iletişim halinde olmasını sağlayabilir, ilgili ekip üyelerini ilgili işlere atayabilir, işin hangi aşamada olduğunu kontrol edebilirsiniz. İşinizi uzaktan da yönetebilmek ve ekibinizle olan işbirliğini devam ettirebilmek için Kissflow size kullanıcı dostu çözümler sunuyor. Ekibinizin işbirliğine uzaktan çalışarak devam edebilmesi ve yönetimle ekibin tam uyum içinde çalışabilmesi için Kissflow başarılı bir yazılım.