Bir Yerde Tarih Kendisini Tekrar Etmiyorsa Orada Bilinçli İnsanlar Vardır

Ünlü İngiliz tarihçi E.H. Carr şöyle der: “Bir yerde tarih kendisini tekrar etmiyorsa, orada önceki yaşanmışlıklardan ders çıkaran ve buna uygun eylemlerde bulunan bilinçli insanlar vardır.” 

İnsanların 20 yaşında verdikleri kararlar 10 yaşında verdikleri kararlardan çok daha sağlıklıdır. 30 yaşındaki kararları 20 yaşından, 40 yaşındakiler 30 yaşındakilerden, 50 yaşındakilerde 40 yaşındaki kararlardan çok daha sağlıklıdır. Okudukça, dinledikçe, yaşadıkça yeni bilgiler, deneyimler elde ederiz.. Hatalarımızdan ders çıkarırız, doğru yaptıklarımızı tekrar ederiz. İnsanları daha kolay tanır, söylediklerinin, yaptıklarının altında yatan nedenleri görmeye başlarız.

Peki ya şirketler? Şirketler çalışanlarının sahip oldukları deneyimler ve bilgiler kadar başarılı olurlar. Çalışanları ne kadar sağlıklı karar verebiliyorsa, şirketler de o kadar sağlıklı karar vermiş olurlar. Ne var ki şirketlerin çalışanları kalıcı değildir. Eninde sonunda bir nedenle değişirler. Çalışan değiştiğinde tüm bilgileri ve deneyimleri de yok olur gider. Bir kuşaktan fazla yaşayan şirketler bunu öncelikle kurumsal hafıza oluşturarak başarıyorlar. Kişilerde değil, kurumda biriken deneyim kalıcı oluyor. Kurumsal hafızasını koruyabilen şirketlerin her bir yılı, öncekinden daha başarılı oluyor. Hem de çalışanların zaman içinde değişebilmesine rağmen.

Kurumsal hafıza bir şirketin en değerli hazinesidir. Kurumsal hafızası olmayan şirketler geçmiş hatalarını tekrar etmeye mahkûmdur… 

Geçen yaz eski bir arkadaşım seksen yıllık tarihi, taş bir ev aldı. Evi restore için sıradan bir usta ile çalışması mümkün değildi çünkü ev kültür varlığı olduğu için belli standartlara göre onarım yapılmasına izin veriliyordu. Böylece bir taş duvar ustası arayışına girdi. Başarılı birkaç mimar ile görüşüp biraz araştırma yaptıktan sonra aynı zamanda komşusu olan taş ustasına evi yaptırmaya karar verdi. Bu taş ustasını seçmesinin nedeni satın aldığı tarihi evi, ustanın dedesinin yapmış olmasıydı. O evin taş duvarının nasıl örüleceği bilgisine en çok o sahipti. Evin hikâyesini bilen, dedesinin bu duvarları nasıl ördüğünü küçüklüğünde izlemiş tek kişi oydu.

Kurumsal hafızanın da işletmeler için değeri buradan gelir. Yıllardır aynı işletmede çalışan biri, bu işletmenin stratejik hatalarını, hangi yollardan geçtiğini, hangi kararlar ve uygulamalarla başarılar elde ettiğini bilen tek kişidir. Fakat bir gün emekli olduğunda şirketin kurumsal hafızası yerine gelenlere aktarılamadan o kişiyle birlikte gidebilir. Kurumsal hafıza zamanla biriken deneyim, bilgi ve kültürle var olabilir. Kurumsal hafıza kaybına yol açan üç temel neden vardır.

  • Çalışan devir hızı

Doğrudan kurumsal hafıza kaybına neden olur. Çalışanlar şirketlerinden ayrıldıklarında sahip oldukları kurumsal hafıza da onlarla birlikte gider. Kurumsal hafızanın sürdürülebilir olması bugünkü iş dünyasında oldukça maliyetli olabilir. Dünya genelinde Y kuşağının %44’ü iki yıl içerisinde mevcut işlerinden ayrılmayı düşünürken, Türkiye’de bu oran %54. (https://www2.deloitte.com/tr/tr/pages/about-deloitte/articles/millennialsurvey-tr.html) Türkiye’de genel personel devir hızı ise %25. (https://www.peryon.org.tr/uploads/2019/4/9/PERYO%CC%88N_%C3%87al%C4%B1%C5%9Fan_Devir_Oran%C4%B1_Sonu%C3%A7_Raporu_2017-2018.pdf) Bu oranlar var olan ya da oluşturmaya çalıştığınız kurumsal hafızanızı kolayca kaybedebileceğiniz anlamına geliyor. Üstelik her geçen yıl, işgücü yeni kuşaklara kaydıkça bu kayıp daha da hızlanacak.

  • Aşırı Veri Yüklemesi

Aşırı veri yüklemesi, bilgi çağında her zaman var olan bir risktir. Çalışanların yaptıkları işlerde fayda sağlayacak tüm bilgilere sahip olmalarını bekleyemeyiz. İşimizde destek alacağımız, sorularımıza yanıt bulabileceğimiz uzmanlığa sahip iş arkadaşlarımıza her an ulaşamayabiliriz. Özellikle büyük işletmeler için en büyük sorunlardan birisi, var olan ama kayıt altında olmayan kurumsal bilgi ve deneyimlere ulaşamamaktır. Daha da büyük bir diğer sorun, kurumsal hafızanın yazılı bir şekilde kayıtlı olsa bile çalışanların rahatlıkla bu hafızaya erişememeleri, yani bilgiyi nerede nasıl arayacaklarını bilemedikleri için kurumsal hafızadan yararlanamamalarıdır.

  • Uzaktan Çalışanlar 

Uzaktan çalışanların şirketle olan tek bağlantısı internet ve telefon gibi iletişim araçları ile mümkün oluyor. Bir ofiste iş arkadaşlarıyla birlikte çalışmadıkları için yüz yüze iletişim kuramıyorlar. Acil bir bilgiye ihtiyaç duyduklarında ofisteki bir çalışanla iletişime geçmek ve ondan bilgi gelmesini beklemek işlerin aksamasına ve zamanında tamamlanmamasına neden olabiliyor. Bu yüzden uzaktan çalışanların işlerine yarayacak kurumsal bilgi ve deneyime başka birilerine ihtiyaç duymadan ulaşabilmeleri önemlidir. Ayrıca ofis dışında çalışanların iş yapış şekilleri açısından sahip oldukları farklı deneyimlerin de şirketin kurumsal hafızasına dahil edilmesi önemlidir. Ancak uzaktan çalışırken ofis dışında iş ile ilgili edindikleri deneyimleri ofistekilere aktarmaları kolay değildir. Bu bilgi ve deneyimler ofis içinde elde edilemeyecek sadece uzaktan çalışanların sahip olduğu bilgilerdir ve ofiste çalışanlarla paylaşılması çok değerlidir. Bu yüzden ortak bir çalışma alanına erişim gerekir. 

Kurumsal hafıza sadece kurum içi değil, müşterileriniz için de çok önemlidir. Bir şirketi devralıp ekibi baştan kurduğunuzda, üretim şeklini ya da ürün içeriğini değiştirdiğinizde müşterilerden “eskiden daha kaliteliydi” gibi şikayetler almanız olasıdır. Sizin ürün ya da hizmetiniz eskiye göre daha kaliteli bile olsa müşterilerin de o marka ile ilgili bir kurumsal hafızaları vardır. En ufak bir değişimi bile çok hızlı bir şekilde fark eder ve her zaman heyecanla karşılamayabilirler. 

Kurumsal hafıza sadece verilerden ya da sayılardan ibaret değildir. Tıpkı bir ülkenin olduğu gibi şirketlerin de ortak bir geçmişten gelen ve geleceğe taşınması gereken bir kültürü vardır. Şirketiniz kurumsal kültürünü de ayakta tutan kurumsal hafızasıdır. Kurumsal kültür, çalışanlarınızın hangi stratejilerin ne zaman kullanacağını bilmesini, karar verme, problem çözme gibi yetkinlikleri olmasını da içerir. Şirket içi iletişim ve müşteriler ile ilişkiler de yine kurumsal hafızaya dayanan iş yapma kültürü ile şekillenir. 

Köklü şirketler geçmişlerine ait çok sayıda yararlı özel veri ve deneyim üzerine kurulmuşlardır. Geçmiş geleceğe ışık tutar. Bu yüzden kurumsal hafızanın kaybedilmemesi çok önemlidir. Teknolojiyi iş hayatınıza entegre edebildiğiniz ölçüde kurumsal hafızanızı yok olmaktan kurtarabilirsiniz. Geçmiş bilgi, belge ve kayıtlara erişim zorluğunu, işinizi dijital ortama taşıyarak kolaylıkla ortadan kaldırabilirsiniz. Böylece şirketinizin hikâyesini, karşılaştığı kritik durumları, alınan kararların ayrıntılarını elektronik olarak kaydedebilir, istediğiniz zaman geriye dönüp analiz edebilir ve geleceğe aktarabilirsiniz. İşletmenizin kurumsal hafızasını koruyarak geleceğe doğru ilerlemek artık ulaşılmaz değil. 

Dijital çalışma alanları, kurumsal hafızanın muhafaza edilmesi için en etkili araçlardır. Bu yazılımlar işletme ile ilgili mevcut bilgiyi hedefe yönelik bir şekilde saklamanızı, kolayca erişebilmenizi ve analiz etmenizi kolaylaştırır. Çalışanlarınızın aradıkları şeyi nerede bulacağını bilmeleri işlerini hızlandırırken kaliteden ödün vermeden, daha hızlı çözüm üretmelerini de sağlar. Kurumsal hafızaya sahip olmak şirketin yıllarını alır. Elde edilmesi kadar sürdürülmesi için de çok çaba sarf etmek gerekir. Kurumsal hafıza, çalışanlarınız değişse bile geleceğe bıraktığınız değerli bir hazinedir. Günümüz işletmelerinde kurumsal bilgilerin sadece %20’si elektronik olarak mevcutken, % 80’i kağıt üzerindedir. (https://www.researchgate.net/publication/221549373_May_Document_Analysis_Tools_Bridge_the_Gap_Between_Paper_and_Workflow_A_Critical_Survey) Şirketinizi kurumsal hafızasını ne kadar erken dijitalleştirirseniz rekabet gücünüz o kadar artacaktır. 

Kurumsal hafıza başarılı olmak isteyen her işletmenin sahip olması gereken bir mirastır. Ancak kurumsal hafızaya sahip olmak emek, zaman, çaba ister. Kurumsal hafızanızın işten ayrılan, emekli olan çalışanlarınızla vedalaşırken ellerinizden kayıp gitmemesi ve nesilden nesile aktarılabilmesi için dijital bir alana taşınarak güvence altına alınması önemlidir. Kissflow, geçmişteki hatalarınızdan ders çıkararak başarılarınızı arttırmanız için kurumsal hafızanızı sizin için koruyor. Kayıt altına alınması en zor olan çalışanların yaptıklarını, her bir iş parçasının yapılma kurallarını, bu işin her yapılışında yaşanan aksaklıkları, gecikmeleri, gelişmeleri kayıt altına alıyor. Kurumsal hafızanızın aranabilir, görünür ve transfer edilebilir olmasına katkıda bulunuyor.