Bir Dakika Geç Olmasındansa Üç Saat Erken Olması Daha İyidir – William Shakespeare

“Bütün başarımı, işlerimi zamanında yapmaya borçluyum.” Nelson Mandela

Şarap yaparken üzüm gününde toplanmalı, gününde sıkılmalı, aktarma yapılmalı, ama en başta doğru zamanında ekilmeli, sulanmalı, budanıp toplanmalı. Zamanında yapılmayan her iş bir sonraki aşamayı olumsuz etkileyecek, hatta bir sonraki sürece geçemeden amacınıza ulaşamamanıza neden olacaktır. Araçların bakımları zamanında yapılmadığında daha büyük sorunlara yol açar, kullanım dışı kalabilir ve sahibini daha fazla zarara uğratır. Reklam doğru zamanda yapılırsa çok daha etkili olur. Müşteriye ürünü zamanında teslim edememenin olumsuz etkisi tahmin edilenden daha büyüktür.

“Bir tek saatin kaybettirdiği şeyi, bin yıl geri getiremez.” Stefan Zweig

Bir kişinin bile yaptığı işler atlanabilirken, birçok kişinin yaptığı işlerin herhangi bir aşamada gözden kaçırılması çok daha olasıdır. Kişiden kişiye dolaşan, arada onaylar alınan, bazı aşamalarda belli bir süre beklemesi gereken işler söz konusu olduğunda bu işleri kusursuz yönetecek bir yazılım kullanmak kaçınılmazdır. İşin içinde insan olunca ne kadar basit olursa olsun unutulmadan, her seferinde doğru ve zamanında bir iş yapmak zordur. Zamanında doğru bir şekilde yapılmayan işlerin işlerin sonucunda kaçırılan işler, kaybedilen müşteriler, yeniden yapılan üretimler, zaman kaybı, tahsil edilemeyen ya da eksik veya geç tahsil edilen alacaklar, ödenen cezalar, prestij kaybı, beceriksiz firma imajı gibi birçok kayıp oluşabilir.

Günümüzde dijital dönüşüme ayak uyduran şirketler daha başarılı bir zaman yönetimine sahip. Bu dijital dönüşümün önemli bir parçası olan iş süreç yönetimi yazılımları müşteriye hizmet verme ve ürün teslim etme sürelerini kısaltıyor, operasyonel verimliliğini artırarak daha kısa sürede işlerin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasına yardımcı oluyor. Süreçlerinin tam istedikleri şekilde yürümesine önem veren şirketler: 

  • Tüm Süreçlerini Tek Bir Platformdan Yönetir

“Hedeflediğiniz amaca ulaşmaya yaramayan zaman, yitirilmiş olan zamandır.” Akira Kurosawa

İşletmelerin, büyüklüklerine veya sektörlerine bakılmaksızın, aynı anda devam eden birden fazla karmaşık iş akışları vardır. Örneğin üretim için sarf malzeme alımı yapılırken bir yandan depodan ürün çıkışının yapılarak teslimatın gerçekleşmesi, diğer yandan ödemelerin ve tahsilatların, tekliflerin, bakımların, personel harcamalarının takip edilmesi, aksamadan yürütülmesi gerekir. Ürün veya hizmetler çeşitlendikçe, müşterilerin, çalışanların sayısı arttıkça işler çok daha karmaşık, takip ve kontrolü çok daha zor bir hale gelir. İşletmelerin %37’si birçok üst düzey işin aynı anda yürütüldüğünü belirtiyor. (https://www.redhat.com/cms/managed-files/mi-bptrends-state-of-bpm-2018-survey-analyst-paper-201803-en.pdf) Her bir işin son teslim zamanlarını takip etmek ve zamanında kaliteden ödün vermeden işleri yetiştirebilmek bir şirketin hem kârını hem de imajını etkiliyor. Bu sebeple her işin tam zamanında ve mümkünse zamandan tasarruf ederek yani gerekenden fazla zaman harcamadan tamamlanması şirketler için çok önemli.

  • Dosyalama/Belgelendirme Süreçlerini Sorunsuz Bir Şekilde Yönetir

“Herhangi bir zamanda yapılacak olan, hiçbir zaman yapılamaz.” İskoç Atasözü

Hangi işi yapıyor olursa olsun her işletmenin yaptıkları işi kayıt altına almak için düzenlemesi, arşivlemesi gereken belgeler vardır. Fatura, fiş, bilet, irsaliye, ücret bordroları, reçeteler gibi resmi belgelerin yanında işlerin yürütülmesi için şirket içinde ve dışında hazırlanan, gönderilen birçok önemli dosya oluyor. Bu dosya ve belgelerin hazırlanması ayrı bir süreç, zamanında gönderilmesi ve işleme konması başka süreçler. Şirketlerin her işlemde birçok belge ve dosyanın içinde kaybolmaması, önemli tarihleri kaçırmaması için belge ve dosyaların elektronikleştirilmesi gerekiyor. Bunun için de iş süreç yönetimi yazılımınızı seçerken dosya paylaşımlarının kolaylıkla yapabileceğiniz, belgelerinizi otomatik olarak elektronik bir şekilde oluşturabileceğiniz özelliklere sahip olması önemli. Belgedeki herhangi bir eksiklik, yanlışlık ya da tarihindeki bir gecikme şirket için daha büyük sorunlara yol açabilir. 

  • Sorumlulukları Şeffaf Bir Şekilde Belirler

“Beni ilgilendirmeyecek bir şeyle ilgilenecek kadar vaktim yok.” Albert Camus

Şirketler operasyonel işlerini yürütürken  çalışanların  görev tanımları net ve şeffaf bir şekilde belirlenmediyse sorumluluğun kimde olduğunun belirsizliğinden kaynaklı zaman kayıpları sürekli yaşanır. Örneğin bir yayınevinde belli bir tarihte basılmasına karar verilen bir kitap kararlaştırılan tarihte basılmadığında sorunun nereden kaynaklandığını bulmak için ilgili kişilere dönüp sormak gerekir. Eğer çalışanların görev tanımları net değilse ya da hangi işi kimin yapması gerektiği tüm işler için belirlenmemişse işlerin neden zamanında yetişmediğini çözmeniz imkânsız hale gelir. İşletmeler iş akış yönetimi yazılımı sayesinde görevlendirmelerin eksiksiz yapılmasını sağlayabilir, anlık olarak işin hangi süreçte ve kimin sorumluluğunda olduğunu takip edebilirsiniz. Üstelik görev tanımlarına zaman seçeneğini ekleyip ilgili kişilere hatırlatma bildirimi gitmesini sağlayabilir, böylece işlerin gecikmesini kolayca önleyebilirsiniz. 

  • Hataları Ortadan Kaldırır

“Bilgeliğin onda dokuzu, zamanı akıllı kullanmaktır.” Theodore Roosevelt

İş süreçleri yönetimi yazılımları sayesinde sektörünüze ve faaliyet alanınıza uygun olarak detaylı bir şekilde tasarladığınız iş akışlarınız, insan hatalarının oluşumunu veya hızını azaltarak zaman kazandırır. Bir hatanın tespit edilmesi ve düzeltilmesi için harcanan zamanın bir işi yaparken harcanan zamandan daha fazla olduğu düşünüldüğünde hataların oluşmadan engellenmesi zaman yönetimi açısından büyük bir avantaj sağlar. Hataları önleyen bir sistem olarak iş süreçleri yönetimi yazılımları geriye dönük işlemleri kontrol etme fırsatı verdiği için sürekli bir iyileştirme sağlar. 

  • Analizleri Otomatikleştirir

“Zamana verdiğimiz değer, başarı veya başarısızlığımızı belirler.” Malcolm X

Kısıtlı bir zamanda şirket ile ilgili önemli bir karar verilmesi gerektiğinde hızlıca ulaşabileceğiniz analizlerin olması her zaman avantajlıdır. Ölçülmeyen verilerinizle başınız dertteyse, bu verilerinizden bir çıkarım yapmak ve bir karar vermek saatlerinizi alıyorsa verilerinizi sizin yerinize analiz edip raporlayan bir iş süreçleri yönetimi yazılımı doğru zamanda doğru kararlar vermenize yardımcı olacaktır. 

“Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.” Peter Drucker

Bugünün ve geleceğin en başarılı şirketleri, zamanlarını dijital araçlar ve yazılımlarla daha iyi yönetmeyi hedefleyen şirketler olacak. Şirketinizi başarısız zaman yönetiminin getireceği sonuçlardan koruyan, tüm süreçlerinizi sizin yerinize yöneten ve hata payını azaltan Kissflow çalışanlarınızın zamanını çok daha iyi kullanmanızı, işlerinizi planladığınız şekilde ve zamanda tamamlamanızı sağlayacak.