A’dan Z’ye İş Süreçleri Yönetimi

Bir işletmeyi yönetmek kolay değildir. Çok fazla deneyim ve sürekli dikkat gerektirir. İşinizi, birçok parçanın aynı anda çalıştığı bir araba olarak hayal edin. İşinizi istediğiniz yere götürebilmeniz için parçaların birlikte, uyum içinde çalışması gerekir. Süreçler işinizin motorudur. İş süreci yönetimi, iş hedeflerinize doğru sorunsuz bir yolculuk yapmak için süreçleri etkili şekilde nasıl yönettiğiniz ile ilgilidir.

İş süreçleri yönetimi (BPM) nedir?

İş süreci, sonuca ulaşmaya yardımcı olan kayıt altına alınmış bir dizi faaliyetten(işlemden) oluşur. Kayıt altına alınmış işlemler, her bir aşamayı tanımlayan standartları içerir. Süreçler, yapılan işlemlerin nasıl yürütüleceğine dair ayrıntılı planlardır. 

İş süreci yönetimi, hedeflerine ulaşmaya odaklanan bir işletmenin tüm iş süreçlerini yönetme uygulamasıdır. İş süreci yönetimi, iyileştirme alanlarını tanımlayarak mevcut süreçlerde değişiklik yapan sürekli bir uygulamadır. 

Amacına Göre 3 Tip İş Süreci Yönetimi

İş süreci yönetimi farklı amaçlar için kullanılabilir. Bazı işlemler tamamen otomatik hale getirilebilir. Bazı işlemlerin yapılabilmesi için insanlara ihtiyacı vardır. Tüm işletmelerin bu 3 tip iş süreci yönetimine farklı açılardan ihtiyacı vardır. 

1. Belge odaklı İş Süreci Yönetimi

Belge odaklı bir işlemde, tüm sürecin temeli bir belge ile oluşturulur. Sürecin amacı, belgeyi iş akışındaki birden çok onaylayıcıya göndermek ve onaylatmaktır. Belge odaklı BPM, belge ve dokümanların e-postayla gönderme ihtiyacını azaltır. Ayrıca belgelerin kaybolmasını önler. Örneğin bütçe onay süreci belge odaklı BPM’dir. İlgili kişi bütçe talebi ile ilgili formu doldurur ve iş akışındaki bir sonraki kişiye gönderir. Talep edilen miktara, bütçedeki kalemlere veya başka bir koşula bağlı olarak, onay süreci süreçte belirlenen makama atanır. En son onaydan sonra muhasebeye bütçe onayı gönderilir ve talep eden kişi ya da departmana bütçe aktarılır.

2. İnsan odaklı İş Süreci Yönetimi

İnsan odaklı bir süreçte, iş yükünün büyük bir kısmı insanlar tarafından yapılır. Süreçteki her adımdan sonra ne olacağına insanlar karar verir. İş sürecindeki adımların otomasyonu sınırlıdır. İnsan odaklı bir BPM sistemi, kullanıcı dostu olacak şekilde tasarlanmıştır. Çalışanların süreci anlamalarına ve kolayca yönetmelerine yardımcı olacak bir arayüze sahiptir. Çalışanları ve müşterileri doğrudan etkilediği için insan odaklı süreçlere daha fazla dikkat edilmelidir. İnsan odaklı bir sürece en iyi örnek işe alım sürecidir. Bir ekip lideri, yeni bir çalışan ihtiyacını fark eder ve müdürüne bir talepte bulunur. Müdür, talebi inceler ve insan kaynakları departmanına iletir. İnsan kaynakları, iş ilanını yayınlar ve önceden belirlenmiş seçim kriterlerine göre adaylar arar; başvuruları inceleyerek mülakatlar düzenler. 

3. Entegrasyon Odaklı İş Süreci Yönetimi

Entegrasyon odaklı bir süreçte amaç, farklı departmanlardaki birçok süreç arasında sorunsuz bir veri akışı oluşturmaktır. Esas olarak farklı yazılım sistemlerinin entegrasyonunu sağlar. Otomatik ve entegre bir iş süreci yazılımı daha az manuel çalışma ve daha yüksek üretkenlik anlamına gelir. Entegrasyon odaklı bir sürecin en yaygın örneği, pazarlama ve satış süreçleridir. Bir ürünü ya da hizmeti satmak, birbiriyle iletişim halinde ve birbirine bağlı pazarlama ve satış departmanları gerektirir. Pazarlama kampanyası başlatılır, olası satışların kaynağı analizlerle ve ölçümlerle takip edilir. Mevcut ve potansiyel müşterilerle ilgili detaylı bilgi müşteri ilişkileri yönetimi yaklaşımı ile kaydedilir. Satış ekibi bu bilgileri potansiyel müşterilere ulaşmak için kullanır. 

Süreçlerdeki her işlem bu 3 tip iş süreçleri yönetiminden bir ya da daha fazlasına içeriyor olabilir. 

İş Süreçleri Yönetiminin Proje Yönetiminden Farkı Nedir?

Projelerin başlangıç ve bitiş zamanları ve hedefleri bellidir. Bir hedefe ulaşmak için yapılan tek seferlik bir iştir. Projeler birçok işbirliği ve planlama içerir. Proje boyunca birçok kararlar alınır. Örnek olarak yazılım geliştirmek bir projedir.

İş süreçleri yönetiminin amacı bir işletmede aktif bir şekilde gerçekleşen süreçleri sürekli geliştirmektir. İş süreci yönetiminde, çalışanlar sorumluluklarını önceden bilirler. Süreçte bir geliştirme ya da değiştirme yapılmadıkça sorumlulukların hangi standartlara göre yerine getirileceği ve bu sorumlulukların amacı bellidir.

Projeler ve süreçler arasındaki benzerlik, her ikisinin de bireysel görevlere ayrılmış olması ve işbirliği gerektirmesidir. Her görev ekiplere veya bireysel çalışanlara atanır. Bir proje ve süreç arasındaki temel farklar şunlardır:

                 İş Süreci Yönetimi                Proje Yönetimi
AmacıVerimliliği artırmaya odaklanan, devamlı bir faaliyettirBelirli bir amaca ulaşmak için tek seferlik bir faaliyettir
UygulamasıDöngüseldirBaşlangıç ve bitiş noktası vardır
Yönetilme ŞekliSürece atanmış çalışanlar ve yöneticilerHer projeyle değişen belirlenmiş proje yöneticileri
İşin YapısıRutin, tekrar eden birçok görevden oluşurİnsanların dikkatine ve projeye has çözümlere ihtiyaç duyan birçok görevden oluşur
GeliştirilmesiBirkaç döngüden sonra düzenli aralıklarla analiz edilir ve optimize edilirKüçük denemeler ve tekrarlarla proje devam ederken iyileştirmeler yapılır

Proje yönetimi belirli sonuçları elde etmenize yardımcı olurken iş süreçleri yönetimi, şirketinizin temelini tanımlayan mevcut süreçlerin sürekli iyileştirilmesine odaklanan daha kapsamlı bir uygulamadır.

İş Süreçleri Yönetiminin Ana Aşamaları

İş süreçleri yönetimi, bir döngüyü oluşturan bir dizi adımda yapılır. 

  • Tasarlayın

Bir süreç seçilir. Sürecin kabaca bir çerçevesi tasarlanır ve iş akışının adımları tanımlanır. Her adım için paydaşları atanır.

  • Modelleyin

Tasarım bir iş süreçleri yönetimi sistemine aktarılır ve süreç modellenir. Bu modellemelerdeki her adımın, durumun ve paydaşın net bir resmini çizmesi gerekir. 

  • Uygulayın

Model, çalışma platformunuzda uygulanır. Yeni sürecin nasıl işlediği ve sorumluluklarının ne olduğu konusunda çalışanlar bilgilendirilir.

  • Ölçün 

Süreci izlemek için doğru metrikler belirlenir. Düzenli aralıklarla kapsamlı bir analiz yapılır.

  • Optimize Edin 

Sürecin performansını artırmak için analizden elde edilen bilgiler kullanılır. En iyi verimi elde etmek için süreçler sürekli olarak optimize edilir.

Neden İş Süreçleri Yönetimini Kullanmalısınız?

İşinizdeki her aşamada birçok süreç vardır. Tüm standart ticari faaliyetler, birbirlerine bağlı süreçler olarak gerçekleşir. Süreçler, onlara odaklanıp geliştirmeye başladığınızda, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak araçlar haline gelirler. İş süreçleri yönetiminin temel faydası, verimli ve üretken bir işletme olmanızı desteklemesidir. İşleriniz çok daha hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleşir.

Örneğin, bir işe alım sürecinin verimli hale getirilmesi, işletme üzerinde birden çok olumlu etkiye sahiptir. İşe alım adımları net olduğu için  İK departmanı açık pozisyona daha uygun kişileri seçebilir. İşe alım yapılan departmanlara doğru çalışanlar alındığı için işler sorunsuz yürütülür. Yeni çalışanların kendi yetkinliklerine uygun bir pozisyonda çalışacakları için ekibe ve işlerine uyum sağlama süreleri kısalır. 

İş Süreçleri Yönetiminin 5 Temel Faydası

1. Çevik (agile) bir şirket olun

İşletmeler süreçleri kayıt altına alarak takip ettiklerinde, tüm çalışanların hedef ve sorumlulukları daha net bir hale gelir. Çalışanlar sorumlulukları hakkında bilgilendirilir ve ne yapacaklarını bilirler. Böylece başarısızlıklar hızla giderilir ve hızlı çalışma kültürü öğrenilir. Değişimlere açık, esnek bir işletme olmanın en önemli faydası, zor durumları daha rahat atlatabilmektir. Bu esneklik, süreçlerdeki küçük denemeler için alan sağlar ve sonunda çevik bir işletmenin ortaya çıkmasına yardımcı olur.

2. Verimliliği artırın ve hataları azaltın

Süreçler BPM ile titizlikle planlandığı için her görev hızlı ve hatasızdır. Çalışanlara ne yapacaklarını söylemek için üstlerine gerek yoktur çünkü sürece dahil olan her çalışanın verimliliğini artıran sorumlulukları açıkça belirtilmiştir. BPM yazılımı onları işlerinin her aşamasında yönlendirir. 

Hatalar sık ​​görülmez. Hata olsa bile, iş akışındaki belirli bir adımı takip ederek hatayı tespit etmek kolaydır. Düzeltildikten sonra, aynı hatanın tekrarlanmaması için önlemler alınır. Hatalar gelişimin bir parçası haline gelir ve tekrarlanmaz. 

3. Veri erişilebilirliğini kontrol edin

Çalışanların işlerini yapabilmeleri için farklı kaynaklardan gelen verilere erişmeleri gerekir. BPM veri erişimi sorunlarını da önler. Süreçler yalnızca belirli iş rolünün erişime sahip olduğu verilerin gösterilmesini sağlar. BPM, çalışanların yalnızca ihtiyaç duydukları şeye erişmesini sağlamak için bir güvenlik önlemi görevi görür.

4. Dijital dönüşüm

Dijital dönüşüm, çalışanların ve müşterilerin deneyimlerini geliştirmek için dijital teknolojiyi kullanmakla ilgilidir. BPM bu dönüşümün temel taşıdır. Çalışanlara, müşterilere ve süreçlerin verimliliğine odaklı olan BPM’yi kullanmaya başladığınızıda otomatik olarak dijital dönüşüme uğrarsınız. Dijital dönüşüme odaklanmış, yazılım uzmanlarına ihtiyaç duymayan bir BPM platformu her zaman daha avantajlıdır. Bu tip BPM platformları yazılımcıların yardımı olmadan işletme sahiplerinin kendi başlarına basit iş akışları oluşturabilmelerini sağlar.

5. Anlaşmalara uygunluğun sağlanması

BPM, yaptığınız tüm sözleşmelere ve anlaşmalara uymak için kolay bir yaklaşımdır. BPM kurallar ve koşullar üzerinde çalıştığı için, süreci iç ve dış sözleşmelerinize uygun olarak oluşturursunuz. Süreç bu kurallar üzerinde çalışır ve uyumu zorunlu kılar. Süreç izleme, BPM döngüsünün bir parçasıdır. Tüm işlemlerde kontrol noktaları belirleyebilir ve işlemlerde standartlara aykırı bir durum olursa bildirim alabilirsiniz.

BPM Kullanmaya Başlamak İçin Uygulanabilir Bir Kılavuz

BPM bütünsel bir yaklaşıma sahiptir ve tüm süreçlerde eş zamanlı bir uyumla başarıya ulaşabilir. Ancak, BPM’i sınırlı bir düzeyde başlatıp sonuçları pratik bir şekilde ölçmek isterseniz:

1. Mevcut bir işlemi seçin ve analiz edin

Problem yaşadığınız önemli bir iş sürecini seçin. En iyi sonuçları elde etmek için büyük hacimlerde gerçekleşen bir süreç seçin. İşlemi seçtikten sonra analize başlayın. İşlem sayısı, döngü süresi, her adımı tamamlamak için geçen zaman, yapılan en yaygın hatalar ve sürece dahil olan çalışanların beceri düzeyleri hakkında ayrıntılı bilgi toplayın. Analizinizin sonunda, süreci kolaylaştırmak için düzeltilecek şeylerin bir listesini yapın.

2. Hedeflerinize karar verin ve süreci yeniden tasarlayın

Genel bir kural olarak, tüm süreçler belirli bir hedefe ulaşmaya odaklanmalıdır. Hedef açıkça tanımlanmalı ve ölçülebilir olmalıdır. Uygun performans göstergelerini belirleyerek ölçümlerinizi belirleyin. Örneğin, hedefiniz daha iyi bir çalışan deneyimi sunmak olabilir. Aday arama, işe alım süreci, eğitim süreci, hizmet talepleri ve bölüme özgü diğer süreçler gibi çalışan deneyimini belirleyen birden fazla nokta vardır. Bu işlemlerin her birinde, işlemin etkinliğini gösterebilen ölçüm noktaları bulunur.

Hedefler belirlendikten sonra, ihtiyaçlarınıza uygun doğru özelliklere sahip bir BPM aracı seçin. Başarılı bir süreç yönetim aracı tüm süreçleri tek platformda birleştirir. Birbirine bağlı süreçleri, birden çok araç ve e-postada izlemek yerine, tüm süreçleri aynı yazılımda takip edebilir ve sonuçları kolayca ölçebilirsiniz.

Artık sürecin hem hatalarını hem de hedeflerini biliyorsunuz. Süreci yeniden tasarlayarak boşlukları doldurun. Süreci yeniden tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı göstergeler:

  • Tüm süreç için bir paydaş ve her adım için farklı paydaşlar belirleyin
  • İşlemde değer katmayan adımları kaldırın
  • Yalnızca birini bilgilendirmek için bir adım varsa, gecikmeyi önlemek için o adımı kaldırın ve BPM aracından otomatik bir e-posta gönderin
  • Yalnızca belirli bir adım için gerekli verileri gösterin ve çalışanların aklını karıştırabilecek alakasız tüm verileri gizleyin
  • Sürecin normal iş akışından kopmasını gerektirebilecek durumları belirleyin ve alternatif adımları uygulayın
  • Sürece katılan herkesin süreçteki öğeleri kolayca bulabilmesini sağlayın

3. Yeniden tasarlanan süreci uygulayın

BPM çabalarının çoğu, çalışanların katılımının eksik olması nedeniyle başarısız olmaktadır. Bir çalışanın konfor alanından yani alıştığı çalışma biçiminden yenisine geçiş yapması gerektiğinde, onlara bunu yapmak için motive edici bir neden vermeniz gerekir.

Onlara hangi hataların önleneceğini ve çalışmalarının nasıl daha kolay olacağını açıklayın. Çalışanların desteği ile yeni süreci başarıyla uygulamak çok daha kolaydır.

Bir sonraki adım, süreci uygulamaktır. Kontrolü kolay, küçük aşamalı adımlarla başlayın. Kişiler yeni yöntemlere uyum sağlayıp adapte olana kadar bekleyin. Ayrıca, gerektiğinde uygulama sırasında oluşturduğunuz süreci tekrar düzenleyin.

4. Süreci izleyin ve optimize edin

Süreç, sürekli izleme ve optimizasyon ile verimli hale getirilir. Bir sürecin performansını yakından takip edebilmek için performans göstergelerini ölçebilmeniz gerekir. Süreçlerin aktif incelemeye ihtiyacı yoktur, ancak düzenli aralıklarla kapsamlı bir analize ihtiyaçları vardır.

BPM yazılımı, oluşturduğunuz her işlemle ilgili ayrıntılı bilgiler veren raporlama ve analiz özelliklerine sahiptir. BPM’deki en önemli adım, harekete geçmek ve üretilen raporlara dayanarak süreçleri iyileştirmektir. BPM, bir program kullanımından daha fazlasıdır. Bir kez uygulanmaya başladığında şirket kültürünü geliştiren bir yaklaşımdır. Ekipler, faaliyetlerine göre hedefe yönelik bir yaklaşım benimsemeye başlarlar. Süreçler her işletme için önemlidir. İş hedeflerinize ne kadar hızlı ve sorunsuz bir şekilde ulaşacağınızı belirlerler.

Kaynak: https://learn.g2.com/business-process-management