21.Yüzyılda İş Takibi için Hâlâ Email Kullananlardan mısınız?

Email hayatımıza dahil olduğundan beri kullanılan en yaygın iş araçlarından biri. İş dünyasını email olmadan hayal etmek zor. Email, Cc ve Bcc özelliği sayesinde email gönderdiğiniz kişi dışındaki ilgili kişileri de bilgilendirebilmenizi sağlaması, aynı anda birçok kişiyi haberdar edebilme imkânı sunması, kullanımının kolay olması ve sözlü iletişime göre yazılı bir kanıt oluşturması açısından gündelik işlerimizi oldukça kolaylaştırıyor. Ancak emaili amacı dışında kullanmak verimliliği düşürüyor. Email etkili bir iletişim aracı olmakla beraber iş takibi, proje yönetimi ve üretim planlama gibi amaçlarla kullanıldığında yarardan çok zarar verebiliyor. İngiliz anahtarı yerine pense, çekiç yerine ingiliz anahtarı kullanarak ufak işleri yapabilirsiniz ama bunu sürekli hale getirdiğinizde hem yaptıklarınız istediğiniz gibi olmaz, hem de zaman kaybedersiniz.

2020 yılında her gün 306 milyardan fazla email gönderileceği öngörülüyor. https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/ Bir çalışan günlük çalışma süresinin %28’ini email göndermeye ve gelen emailleri okuyup cevaplamaya ayırmak zorunda kalıyor. https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy Ayrıca email ile haberleşme çalışanların üzerindeki stresi artırıyor çünkü bir çalışan günde ortalama 15 kez yani her 37 dakikada bir maillerini kontrol ediyor. https://hbr.org/2019/01/how-to-spend-way-less-time-on-email-every-day

  • Email İş Takibi Aracı Değildir

Emaili bir iş takip aracı olarak tasarlanmamıştır, ancak birçok şirket emaili bu şekilde kullanıyor. Şirketler email üzerinden projeleri yönetmeye, bir işin her aşamasında ilgililerle iletişim kurmaya ve sorunları gidermeye çalışıyorlar. Ancak tüm bu çabalar, sadece gereksiz email fazlalığına, zaman ve enerji kaybına neden oluyor.

  • Email Aşırı İş Yükü Getiriyor

Bir çalışan günde ortalama 122 email alıyor ve bu maillerin sadece %38’i önemli bilgiler içeriyor. Günlük bu kadar fazla email alan bir çalışanın tüm emailleri tek tek okuması imkânsızken aynı zamanda gelen emailler arasında önemli ve önemsiz olanları hızlıca ayırmak zorunda kalıyor. Gereksiz email bombardımanında çalışanların iki seçenekleri oluyor; emailleri topluca silmek ya da bu emailler arasında kaybolmak. İlki önemli bilgilerin gözden kaçırılmasına, ikincisi ise takip imkânı kalmayacağı için birçok emailin atlanmasına yol açıyor. 

  • Fazla Email Boşa Harcanan Zaman Demek

Bir çalışan ortalama olarak günlük 2.5 saatini emaillerini kontrol ederek, okuyarak ve yanıtlayarak harcıyor. Üstelik bir emaili cevapladıktan sonra işe geri dönmek ortalama 64 saniye alıyor. Bu durum, emaillerini sürekli kontrol etmek zorunda olan çalışanlar için çok fazla zaman kaybı anlamına geliyor.

  • Email Yüz Yüze İletişimin Bir Alternatifi Olmamalı

Emailler çalışanlar arası iletişimde birincil sırada kullanıldığında yanlış anlaşılmalara çok sık yol açıyor. Bu da çalışanlar ve kurumlar arası iletişimi olumsuz etkileyebiliyor. Bu yüzden iletişim seçeneklerinizi sınırlamayın, o anda hangisinin daha etkili olacağını düşünüyorsanız seçiminizi ona göre yapın.

  • Emailin Hesap Verilebilirliği Düşük

Email ile iş takibi yapmaya çalışan şirketlerde bir sorun yaşandığında sorumluyu bulabilmek zordur. Bazen emailler gönderilmemiş olabilir ya da karşı taraf emaili okumamış hatta görmemiş olabilir. Emailin okunmaması gibi basit bir nedenden dolayı işlerin aksaması hesap verilebilirliği azaltır. Belirlenen sıklıkla uyarılar gönderen, hangi işin tam olarak ne zaman yapıldığını kayıt altına alan süreç yönetim yazılımlarında ise yapılan ve yapılmayan işlerin sorumlusu bellidir.

Email kurum içinde günlük işleri yaparken çalışanlar arası iletişim sağlamak için hızlı ve kolay bir araç. Fakat amacı dışında email kullanmak dikkat dağınıklığına, yapılan işin bölünmesine neden oluyor. Email, kağıda yazılı veya sözlü bilgilere göre iş hayatımızda bir devrim yaratmıştı. Ancak işleri mail üzerinden takip etmeye çalışmak oldukça yorucu ve verimsiz.  Emaillerin yerini alan farklı mesajlaşma yazılımları, dosya paylaşım uygulamaları ve iş akış yazılımları gibi ücretli ve ücretsiz birçok alternatif var. Bu alternatifler hem yapılan işin kalitesini artırıyor hem de çalışanların verimini. Siz de ekiplerinizi gerçek zamanlı olarak etkin bir şekilde birbirine bağlayan, işbirliği yapabilmeleri ve bilgi paylaşabilmelerini sağlayan bir sisteme geçmekte geç kalmayın. İşlerinizin istediğiniz şekilde yürüdüğünden emin olmanızı sağlayan, iş akışı ve süreç yönetimi konusunda en gelişmiş yazılımlardan birisi olan Kissflow hakkında bilgi almak için bizimle bağlantıya geçebilirsiniz.